Các bước chuyển đổi từ OHSAS 18001 sang ISO 45001
Bộ tiêu chẩn ISO 45001:2018 được ban hành về hệ thống Quản lý An toàn sức khỏe nhề nghiệp dự kiến sẽ thay thế tiêu chuẩn OHSAS 18001 từ tháng 3 năm 2021. Đây là một bộ tiêu chuẩn được đánh giá là bước tiến quan trọng mà doanh nghiệp sẽ thực hiện nhằm đảm bảo an toàn sức khỏe nhề nghiệp cho doanh nghiệp.
Chính vì thế mà việc chuyển đổi lên hệ thống tiêu chuẩn ISO 45001 là điều cần thiết. Tùy thuộc vào độ phức tạp và tầm quan trọng của bộ tiêu chuẩn ISO 45001 mà doanh nghiệp của bạn cần có kế hoạch chuyển đổi lên hệ thống này từ ngày áp dụng OHSAS 18001. Bài viết dưới đây sẽ cho bạn các thông tin cơ bản về việc chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001. Và các bước thực hiện đúng theo yêu cầu của tiêu chuẩn.
>> xem thêm: Hướng dẫn triển khai xây dựng ISO 45001:2018 – SPS
Table of Contents
THÔNG TIN VỀ VIỆC CHUYỂN ĐỔI TỪ OHSAS 18001 SANG ISO 45001
Hệ thống an toàn sức khỏe nghề nghiệp của doanh nghiệp bạn đã được áp dụng trước đó theo OHSAS 18001. Như vậy hệ thống OH&S đã duy trì một hệ thống này nên việc chuyển đổi khá dễ dàng và vì càng ít thời gian càng giúp cho bạn nhanh chóng nhận được chứng nhận ISO 45001.
THỜI GIAN CHUYỂN ĐỒI TỪ OHSAS 18001 SANG ISO 45001
Thời gian mà bộ tiêu chuẩn OHSAS 18001 chuyển đổi lên ISO 45001:2018 sẽ được hoàn tất vào ngày 12/3/2021. Do đó những chứng chỉ OHSAS 18001 sẽ không còn giá trị nữa sau thời gian này.
Chính thời điểm này bạn có thể có được một cuộc đánh giá giám sát theo bộ tiêu chuẩn OHSAS 18001 đến tháng 3 năm 2021. Cho dù có một số tổ chức chứng nhận đã tuyên bố rằng họ sẽ tiến hành ngừng cung cấp chứng nhận mới OHSAS 18001 vào tháng 2 năm 2019.
SPS Cert xin chia sẻ đến bạn về 12 bước chuyển đổi OHSAS 18001 sang bộ tiêu chuẩn ISO 45001.
Xác định Bối cảnh của tổ chức
Bối cảnh của tổ chức của bạn chính là một trong những yêu cầu mới của bộ tiêu chuẩn ISO 45001. Việc xác định các bối cảnh của tổ chức của bạn sẽ cần phải xem xét được các vấn đề xung quanh tổ chức của bạn như bên trong và bên ngoài. Chúng có thể liên kết được các mục đích của công ty cũng như các định hướng chiến lược và khả năng có thể đạt được những kết quả mong muốn của một hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OH&S).
Những yếu tố về bối cảnh của tổ chức trong tiêu chuẩn ISO 45001 có yêu cầu về các ảnh hưởng của các tổ chức khác nhau: Quy mô, văn hóa, thị trường mục tiêu, dòng quy trình và thông tin vv.
Xem thêm : Xác định bối cảnh của tổ chức theo ISO / DIS 45001.
Liệt kê các bên quan tâm
Trong điều khoản số 4 của bộ tiêu chuẩn ISO 45001 thì đây là một trong những yêu cầu khá mới so với bộ tiêu chuẩn cũ OHSAS 18001. Để chuyển đổi thành công bạn cần hiểu được ai sẽ là các bên quan tâm có liên quan đến hệ thống của chúng.
Để có thể được thực hiện bộ tiêu chuẩn đó thì ISO 45001 sẽ chỉ định các loại bên nào sẽ được liệt kê và các bên quan tâm nội bộ chính là nhân viên, đoàn thể, các phòng ba vv
Các bên quan tâm bên ngoài là khách hàng, tất nhiên, cùng với các nhà cung cấp, các cơ quan có liên quan, v.v.
Xem lại phạm vi của Hệ thống quản lý OH & S
Tiến hành xem lại các phạm vi của hệ thống OH&S của bạn.Việc này giúp xác định tốt hơn các phạm vi mà doanh nghiệp đang có. Trong điều khoản 4 thì bộ tiêu chuẩn ISO 5001;2018 sẽ hơi khác so với bộ tiêu chuẩn OHSAS 18001 trước đó. Hệ thống quản lý OH&S có được hiệu quả về sau này thì việc xác định phạm vi ban đầu là cực kì cần thiết. Nhất là khi bạn ở giai đoạn chuyển đổi sang ISO 45001:2018 của bạn. Phạm vi có thể được ghi lại trong Phạm vi của Hệ thống OH&S hoặc trong Hướng dẫn về OH&S.
Sự tham gia của Lãnh đạo
Trong hệ thống chứng nhận ISO 45001:2018 thì có đề cao sự tham gia và ảnh hưởng đáng kể của bộ tiêu chuẩn ISO 45001:2018. Tiêu chuẩn mới giao trách nhiệm cho lãnh đạo tổ chức về các mục tiêu chiến lược, phạm vi. Đồng thời đảm bảo kết quả của Hệ thống quản lý OH & S. Lãnh đạo phải trực tiếp xây dựng chính sách và quy trình, truyền thông, văn hóa, thúc đẩy cam kết về sức khỏe và an toàn nghề nghiệp, cung cấp các nguồn lực và cơ hội đào tạo, và thậm chí là truyền cảm hứng, khuyến khích và công nhận sự đóng góp của mọi người.
Đánh giá rủi ro và cơ hội
Những rủi ro và cơ hội cần được hiểu và quản lý một cách hiệu quả. Việc quản lý và đánh giá rủi ro được xuất hiện trong điều khoản 6. Những rủi ro và cơ hội này cần được xem xét cho tất cả các khía cạnh của một hệ thống quản lý OH&S.
Bên bạn cần phải có được kế hoạch thành lập các văn bản về giải quyết các vấn đề về rủi ro đó. Bên cạnh đó bạn cần phải lập thành văn bản cho các doanh nghiệp giảm các rủi ro đó để có thể giải quyết được các rủi ro đó một cách hợp lý. Đánh giá rủi ro và cơ hội là một phần không thể thiếu được của một hệ thống quản lý OH&S. Hầu hết các tổ chức của bạn đều cần đạt được lợi ích khi đánh giá những rủi ro và cơ hội của chúng.
Tư duy dựa trên rủi ro
Việc này thì sẽ làm thay đổi so với các tiêu chuẩn cũ là tư duy dựa trên rủi ro và khi xác định những rủi ro và cơ hội, tổ chức cần phải tính đến các mối nguy hiểm và cũng như các yêu cầu về mặt pháp lý và các yêu cầu khác. Tổ chức cần xác định những rủi ro nào phù hợp với thực tế của Doanh nghiệp. Sau đó lên kế hoạch hành động để giải quyết các vấn đề đã nhận diện.
Ngoài ra, tổ chức cần duy trì thông tin được ghi chép về các rủi ro và cơ hội của OH & S. Nó có thể là dưới dạng Danh sách các rủi ro và cơ hội chính; Doanh nghiệp cũng cần ghi lại quá trình xác định rủi ro và cơ hội. Tài liệu này có thể kết hợp với xác định các mối nguy OH & S trong Quy trình giải quyết các rủi ro và cơ hội và các rủi ro OH & S.
Xác định và đánh giá các mối nguy hiểm
Đay không phải là một yêu cầu mới. Tuy nhiên tiêu chuẩn mới làm cho các yêu cầu rõ ràng và chính xác hơn. Tổ chức cần thiết lập một quy trình xác định nguy cơ đang diễn ra và chủ động.
Quá trình chuyển đổi là cơ hội tốt để đánh giá lại và cập nhật đánh giá về các nguy cơ an toàn và sức khỏe nghề nghiệp bằng cách xem xét các sự cố có liên quan trong quá khứ, các yếu tố xã hội, văn hóa trong tổ chức, các hoạt động và tình huống thông thường và không thường xuyên, thay đổi kiến thức, v.v.
Thủ tục hiện tại của bạn để xác định và đánh giá các mối nguy hiểm về sức khỏe và an toàn nghề nghiệp có thể được giữ trong hầu hết các phần, và điều này sẽ phù hợp với tiêu chuẩn mới; Tuy nhiên, một số thay đổi cần được thực hiện để phù hợp với các yêu cầu mới. Điều này sẽ phụ thuộc vào nội dung của quy trình hiện có và cách tốt nhất để tiếp cận vấn đề này là so sánh quy trình hiện tại của bạn với các yêu cầu của tiêu chuẩn mới và xem những thay đổi chính xác cần phải thực hiện.
Để biết thêm thông tin, hãy xem: Cách xác định và phân loại các mối nguy OH & S.
Xác định nghĩa vụ tuân thủ
Việc tuân thủ các yêu cầu về mặt pháp lý chính là một nền tảng của hệ thống OH&S bền vững. Bạn sẽ không thể nào có thể tuân thủ được hệ thống ISO 45001 nếu như không tuân thủ được các yêu cầu có đưa ra của quy định pháp luật. Bộ tiêu chuẩn mới này cũng có thể giúp cung cấp hoặc xác định các yêu cầu pháp lý có thể đạt được. Tổ chức của bạn cần thiết lập và xác minh những quy trình nhằm xác định các yêu cầuphaps lý và các yêu cầu khác khi xây dựng hệ thống OH&S.
Bạn cần phải tuân thủ được các yêu cầu về mặt pháp lý cùng với các yêu cầu khác đối với một tổ chức cần có. Để theo dõi thông tin về các yêu cầu pháp lý và cập nhật chúng. Doanh nghiệp phải ghi lại chúng; có thể tron Danh sách pháp lý và các yêu cầu khác.
Xây dựng Kế hoạch hành động
Bước tiếp theo cần làm chính là xác định rõ được các rủi ro cũng như cơ hội kèm nghĩa vụ tuân thủ các tình hình hiện tại của việc xây dựng một Hệ thống Quản lý an toàn và sức khỏe, nghề nghiệp. Việc lập kế hoạch hành động nhằm giải quyết được các rủi ro cơ hội và các yêu cầu về mặt pháp lý kèm các yêu cầu khác.
Những hành động như trên bạn cần thiết phải tích hợp với hệ thống quy trình OH&S. Đưa ra được các phương pháp đánh giá một cách hiệu quả của hành động được thực hiện. Những hành động này sẽ được lên kế hoạch cần phải tuân theo của hệ thống phân cấp kiểm soát cũng như xem xét thực tế một cách thấu đáo.
Đặt mục tiêu và kế hoạch thực hiện OH & S
Bộ tiêu chuẩn mới có các yêu cầu của tổ chức cần đảm bảo các mục tiêu OH&S sao cho tương thích với các định hướng của chiến lược của công ty. bạn phải lập tài liệu cho kế hoạch này cho mục đích kiểm toán theo tiêu chuẩn mới.
Mục tiêu mà tổ chức của bạn đưa ra cần thiết phải được đo lường, theo dõi, kiểm tra và điều chỉnh sao cho thật phù hợp. Bên cạnh đó cần thiết phải thiết lập được các chính sách OH&S phù hợp và tính đến các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác.
Việc lập kế hoạch nhằm đạt được các mục tiêu là thực sự quan trọng và cần tiết. Bộ tiêu chuẩn cũng sẽ được xác lập các yếu tố chính trong kế hoạch. Chúng cần phải được thể hiện được rõ ràng các trách nhiệm, nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu. Nó phải thể hiện rõ về trách nhiệm, các nguồn lực cần thiết và thời hạn hoàn thành. Cuối cùng, tổ chức cần xác định cách đo lường mục tiêu. Bao gồm các chỉ số để theo dõi quá trình đạt được mục tiêu đó.
Các mục tiêu và kế hoạch thể được xây dựng trong Mục tiêu và Chương trình OH&S.
Kiểm soát Thông tin tài liệu
Những quy trình kèm hồ sơ được thực hiện một cách xác định theo những thuật ngữ và thông tin tài liệu. Việc thực hiện chuyển đổi PHSAS 18001 sang hệ thống ISO 45001 chính là một trong những cơ hội cho việc cải thiện kiểm soát các tài liệu hiện có của bạn.
Quá trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ không bắt buộc phải được ghi lại. Tuy nhiên, việc tạo một Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ là cách doanh nghiệp hay sử dụng.
Thiết lập kiểm soát hoạt động
Việc hoạt động nhằm cải thiện các mục tiêu của tiêu chuẩn ISO 45001. Tổ chức của bạn cần phải xác định được các tiêu chí cho hệ thống các quy trình của mình. Từ đó đưa ra việc xây dựng nguồn tài liệu cũng như các nguồn lực nhằm thực hiện các tiêu chí đó.
Doanh nghiệp của bạn cần lên kế hoạch cho các quy trình kiểm soát cũng như vận hành các tuân thủ tiêu chuẩn mới. Việc này có thể giúp bạn chứng minh được bằng quy trình kiểm soát các hoạt động của hệ thống ISO 45001 đã được thực hiện.
Ví dụ: Các tiêu chí đã nêu và các quy trình được xác định của bạn có được xây dựng để tạo ra kết quả theo mục tiêu hay không ? Quy trình có nếu về các nguyên liệu cần dùng; cách phân phối nguyên liệu ? Các sản phẩm của quá trình ?
Đánh giá hiệu quả của hệ thống OH & S
Sau khi đã thực hiện hoàn thành xong việc chuyển đổi thì lúc này bạn cần đánh giá lại các hiệu quả của hệ thống quản lý OH&S. Cần kiểm tra được xem chúng có tuân thủ được các tiêu chuẩn hay không. Xem chúng có đảm bảo các yêu cầu về pháp lý hay không.
Trong hệ thống tiêu chuẩn OHSAS 18001 cũ thì việc đánh giá nội bộ đã được thay đổi đáng kể trong hệ thống ISO 45001 mới hiện nay. Trong khi việc tuân thủ các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 45001 sẽ chỉ là bước đầu tiên thì một Hệ thống quản lý OH&S cần phải có được hiệu quả nhằm đảm bảo sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc. Do đó, hiệu quả của hệ thống OH&S phải được theo dõi. Điều này có nghĩa là bạn cần xác định những gì cần được theo dõi, cách giám sát và mức độ duy trì.
> Xem thêm: 11 bước giúp đạt được Chứng nhận ISO 45001
Hy vọng với những kiến thức của chúng tôi về việc chuyển đổi từ OHSAS 18001 sang ISO 45001 đã giúp bạn và doanh nghiệp hiểu thêm về hệ thống an toàn sức khỏe nghề nghiệp theo ISO 45001. Để có thể đạt được chứng nhận ISO 45001 nhanh nhất xin liên hệ với chúng tôi !