Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản theo ISO

5/5 - (1 bình chọn)

Kiểm soát thông tin dạng văn bản theo tiêu chuẩn ISO bao gồm việc kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn mà cụ thể ở đây là tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản mới nhất năm 2015.

**Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản**

Table of Contents

KHÁI QUÁT VỀ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ, TÀI LIỆU THEO ISO

Tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản 2015 định nghĩa:

Thông tin dạng văn bản là thông tin yêu cầu phải được kiểm soát và được duy trì bởi một tổ chức (3.1.4) và phương tiện mà nó được trình bày hoặc lưu trữ (dưới bất kỳ định dạng và phương tiện nào và từ bất kỳ nguồn nào).
Tài liệu là các thông tin dạng văn bản phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát Hệ thống quản lý chất lượng.
Hồ sơ là các thông tin dạng văn bản dùng để công bố các kết quả hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện của Hệ thống quản lý chất lượng.

Các yêu cầu dành cho thông tin dạng văn bản được trình bày cụ thể trong Điều 7.5 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Hiểu một cách đơn giản, hệ thống quản lý chất lượng cần bao gồm các thông tin dạng văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 và việc xác định thông tin dạng văn bản là cần thiết để Hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực.

Nói về các yêu cầu của thông tin dạng văn bản, ISO 9001 đặt ra yêu cầu đối với việc tạo và cập nhật thông tin dạng văn bản, bao gồm nhận dạng, định dạng thích hợp, xem xét và phê duyệt thông tin dạng văn bản. Ngoài ra còn có các yêu cầu về kiểm soát hồ sơ, tài liệu. Trong đó tập trung vào tính sẵn có và tính phù hợp trong việc phân phối, truy cập, truy xuất, sử dụng, lưu trữ, bảo quản, lưu giữ và bố trí hồ sơ, tài liệu.

TẠI SAO CẦN XÂY DỰNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN?

Thiết lập quy trình kiểm soát hồ sơ, tài liệu là một trong nhũng yêu cầu bắt buộc khi tổ chức, doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Bằng chứng về sự tuân thủ của tổ chức, doanh nghiệp khi được hỏi về sản phẩm hoặc dịch vụ bị lỗi
Cung cấp dữ liệu có hiệu lực để cải tiến các quy trình khác
Hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định một cách chính xác
Là điều kiện cần và đủ để doanh nghiệp hoàn thành đánh giá chứng nhận và được cấp chứng chỉ ISO 9001 về Hệ thống quản lý chất lượng

CÁC NỘI DUNG CHÍNH CỦA QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ, TÀI LIỆU THEO TIÊU CHUẨN ISO

Để tìm hiểu những nội dung chính của quy trình kiểm soát hồ sơ, tài liệu theo ISO 9001:2015, các tổ chức, doanh nghiệp phải bám sát các yêu cầu trong điều 7.5 của tiêu chuẩn ISO 9001. Việc thiết lập một thủ tục dạng văn bản nhằm hướng tới mục tiêu:

Phê duyệt đầy đủ các tài liệu trước khi ban hành

Xem xét, cập nhật khi cần thiết và phê duyệt lại tài liệu sau khi cập nhật
Xác định những thay đổi và trạng thái sửa đổi của tài liệu hiện tại
Cung cấp các tài liệu liên quan tại các bộ phận, vị trí áp dụng
Đảm bảo các tài liệu rõ ràng và dễ nhận dạng
Xác định các tài liệu bên ngoài và kiểm soát việc phân phối chúng
Ngăn chặn việc sử dụng các tài liệu lỗi thời
Xác định, nhận dạng các tài liệu lỗi thời nếu chúng được giữ lại

Quy trình kiểm soát hồ sơ, tài liệu theo ISO 9001 cần đảm bảo các khía cạnh sau:

Dễ nhận biết
Kho bãi
An toàn dữ liệu
Truy xuất được
Lưu trữ đủ thời gian yêu cầu
Bố trí phù hợp

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015

Tài liệu ISO 9001 cần kiểm soát

Chính sách chất lượng
Các hướng dẫn dùng để vận hành và kiểm soát HTQLCL
Các quy trình giải quyết thủ tục hành chính
Các phụ lục, biểu mẫu

Các bước xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu

Bước 1: Xác định yêu cầu đối với tài liệu
Bước 2: Xem xét tính phù hợp của yêu cầu
Bước 3: Soạn thảo, sửa đổi tài liệu cần thiết
Bước 4: Xem xét tài liệu sau soạn thảo, sửa đổi
Bước 5: Phê duyệt tài liệu
Bước 6: Ban hành tài liệu
Bước 7: Nhận dạng tài liệu
Bước 8: Kiểm soát tài liệu
Bước 9: Sử dụng tài liệu
Bước 10: Lưu tài liệu

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015

Hồ sơ ISO 9001 cần kiểm soát

Hồ sơ đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng
Hồ sơ về xem xét của Ban Điều hành ISO
Hồ sơ về việc giải quyết rủi ro và cơ hội
Hồ sơ liên quan đến việc giải quyết các thủ tục hành chính
Hồ sơ liên quan đến các hoạt động khắc phục, cải tiến
Hồ sơ liên quan đến đào tạo, năng lực
Hồ sơ về quản lý tài sản, trang thiết bị
Hồ sơ về giải quyết đầu ra không phù hợp
Hồ sơ về giải quyết các khiếu nại, tố cáo

Các bước xây dựng quy trình kiểm soát hồ sơ

Bước 1: Tổng hợp hồ sơ hiện có
Bước 2: Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự, trình tự hợp lý, khoa học
Bước 3: Lưu trữ hồ sơ
Bước 4: Sử dụng hồ sơ
Bước 5: Bảo quản hồ sơ
Bước 6: Hủy bỏ hồ sơ không cần thiết

THỜI GIAN LƯU TRỮ TÀI LIỆU HỒ SƠ THEO ISO

Thời gian lưu trữ cụ thể của tài liệu, hồ sơ phụ thuộc vào mục đích, yêu cầu của từng doanh nghiệp, khách hàng, quy định của Pháp luật… Tuy vậy, cần lưu trữ tất cả các tài liệu, hồ sơ không dưới 1 năm để đảm bảo sự đánh giá theo từng kỳ hạn. Thông thường tài liệu, hồ sơ sẽ được lưu trữ trong vòng 3 năm, 5 năm, 10 năm, trên 10 năm hoặc có thể lưu trữ vĩnh viễn. Với những doanh nghiệp phải lưu trữ số lượng tài liệu, hồ sơ lớn thì bắt buộc phải xây kho riêng để lưu trữ hoặc thuê dịch vụ lưu trữ bên ngoài để đảm bảo lưu trữ đúng thời gian quy định.

MẪU QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ, TÀI LIỆU THEO ISO 9001:2015

Dưới đây là mẫu quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản theo ISO 9001:2015 của Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tỉnh Ninh Bình:

Mọi thắc mắc liên quan tới tiêu chuẩn ISO 9001 hoặc dịch vụ chứng nhận ISO 9001, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo thông tin dưới đây:

Số hotline: 0969.555.610
Địa chỉ: Tầng 12A Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Gmail: sales@sps.org.vn
Website: https://sps.org.vn/