8 lãng phí trong Lean và ví dụ về lãng phí

Loại bỏ lãng phí là cốt lõi của Sản xuất Tinh gọn (Lean Manufacturing). Vậy 8 lãng phí trong Lean là gì?

LÃNG PHÍ THEO KHÁI NIỆM CỦA LEAN LÀ GÌ KHI TÌM HIỂU 8 LÃNG PHÍ TRONG LEAN

Một nguyên tắc cốt lõi trong phương pháp luận tinh gọn là loại bỏ lãng phí trong một hoạt động. Và trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, một trong những yếu tố ảnh hưởng nặng nề nhất đến lợi nhuận là sự lãng phí. Lãng phí theo khái niệm của Lean có thể ở dạng thời gian, vật chất và lao động. Nhưng nó cũng có thể liên quan đến việc sử dụng các bộ kỹ năng cũng như việc lập kế hoạch kém. Trong sản xuất tinh gọn Lean Manufacturing, lãng phí là bất kỳ chi phí hoặc nỗ lực nào được bỏ ra nhưng không biến nguyên liệu thô thành một mặt hàng mà khách hàng sẵn sàng trả. Bằng cách tối ưu hóa các bước của quy trình và loại bỏ lãng phí, chỉ giá trị đích thực mới được gia tăng ở mỗi giai đoạn sản xuất.

Ngày nay, mô hình Sản xuất Tinh gọn chỉ ra 8 loại chất thải trong một hoạt động: 7 loại ban đầu được hình thành khi Hệ thống sản xuất Toyota lần đầu tiên được hình thành và 1 loại được thêm vào khi phương pháp luận tinh gọn được áp dụng ở thế giới phương Tây. 7 trong số 8 chất thải hướng đến quá trình sản xuất, trong khi chất thải thứ tám liên quan trực tiếp đến khả năng sử dụng nhân sự của ban lãnh đạo.

8 LÃNG PHÍ TRONG LEAN ĐẦU TIÊN: KHUYẾT ĐIỂM

1. Phân tích

Khiếm khuyết ảnh hưởng đến thời gian, tiền bạc, nguồn lực và sự hài lòng của khách hàng. Các khiếm khuyết xảy ra khi sản phẩm không phù hợp để sử dụng. Điều này thường dẫn đến việc làm lại hoặc loại bỏ sản phẩm. Cả hai kết quả đều lãng phí vì chúng tăng thêm chi phí cho các hoạt động mà không mang lại bất kỳ giá trị nào cho khách hàng.

2. Ví dụ về lãng phí trong doanh nghiệp

• Kiểm soát chất lượng kém ở cấp độ sản xuất
• Sửa chữa máy kém
• Thiếu tài liệu thích hợp
• Thiếu tiêu chuẩn quy trình
• Không hiểu nhu cầu của khách hàng
• Mức tồn kho không chính xác

3. Giải pháp

Dưới đây là 4 biện pháp đối phó với các khuyết tật:

• Hãy tìm kiếm khuyết điểm thường gặp nhất và tập trung vào nó.
• Thiết kế một quy trình để phát hiện những bất thường và không bỏ qua bất kỳ mặt hàng bị lỗi nào trong quá trình sản xuất.
• Thiết kế lại quy trình để không dẫn đến sai sót.
• Sử dụng công việc tiêu chuẩn hóa để đảm bảo quy trình sản xuất nhất quán không có sai sót.

8 LÃNG PHÍ TRONG LEAN THỨ HAI: XỬ LÝ DƯ THỪA

1. Phân tích

Xử lý quá mức là một dấu hiệu của một quy trình thiết kế kém. Xử lý quá mức đề cập đến việc thực hiện nhiều công việc hơn, thêm nhiều thành phần hơn hoặc có nhiều bước trong một sản phẩm hoặc dịch vụ hơn những gì khách hàng yêu cầu.

Điều này có thể liên quan đến các vấn đề quản lý hoặc hành chính như thiếu thông tin liên lạc, trùng lặp dữ liệu, các khu vực quyền hạn chồng chéo và lỗi của con người. Nó cũng có thể là kết quả của thiết kế thiết bị, công cụ làm việc không phù hợp hoặc bố trí cơ sở vật chất.

2. Ví dụ về lãng phí trong doanh nghiệp

• Trong sản xuất, điều này có thể bao gồm việc:
• Sử dụng thiết bị có độ chính xác cao hơn mức cần thiết
• Sử dụng các thành phần có công dụng vượt quá yêu cầu
• Chạy nhiều quy trình hơn mức cần thiết
• Thiết kế kỹ thuật quá mức cho một giải pháp
• Có nhiều chức năng cần thiết hơn trong một sản phẩm
• Tạo ra nhiều báo cáo chi tiết hơn mức cần thiết
• Có các bước không cần thiết trong quy trình mua hàng
• Yêu cầu chữ ký không cần thiết trên tài liệu
• Nhập hai lần dữ liệu
• Yêu cầu nhiều biểu mẫu hơn mức cần thiết

3. Giải pháp

Lập bản đồ quy trình là một công cụ giúp xác định quy trình làm việc tối ưu hóa để loại bỏ quá trình xử lý thừa. Là một phương pháp quan trọng trong sản xuất tinh gọn, việc lập bản đồ quy trình không chỉ giới hạn ở việc thực hiện các nhiệm vụ sản xuất. Nó cũng bao gồm báo cáo, ký tên và kiểm soát tài liệu.

Ngoài ra, ột cách đơn giản để chống lại việc xử lý quá mức là hiểu các yêu cầu công việc từ quan điểm của khách hàng. Luôn luôn có khách hàng trong tâm trí trước khi bắt đầu công việc, sản xuất ở mức chất lượng và kỳ vọng mà khách hàng mong muốn, và chỉ sản xuất với số lượng cần thiết.

8 LÃNG PHÍ TRONG LEAN THỨ BA: SẢN XUẤT THỪA

1. Phân tích

Sản xuất thừa xảy ra khi sản xuất một sản phẩm hoặc một phần tử của sản phẩm trước khi nó được yêu cầu hoặc bắt buộc phải làm. Thay vì sản xuất các sản phẩm chỉ khi chúng cần thiết theo triết lý ‘Just In Time’, cách làm việc này dẫn đến một loạt các vấn đề bao gồm ngăn chặn luồng công việc trôi chảy, chi phí lưu trữ cao hơn, che giấu các khiếm khuyết bên trong WIP (các công việc chưa hoàn thành), đòi hỏi nhiều chi phí vốn hơn để tài trợ cho quá trình sản xuất và quá nhiều thời gian thực hiện.

Nguyên nhân phổ biến của Sản xuất thừa bao gồm:

• Quy trình không đáng tin cậy
• Lịch trình sản xuất không ổn định
• Thông tin dự báo và nhu cầu không chính xác
• Nhu cầu của khách hàng không rõ ràng
• Tự động hóa kém
• Thời gian thiết lập lâu hoặc bị trì hoãn

2. Ví dụ về lãng phí trong doanh nghiệp

• Khuyến khích sản xuất càng nhiều sản phẩm càng tốt khi công nhân có thời gian hoặc thiết bị nhàn rỗi.
• Số lượng sản phẩm được sản xuất ra vượt quá yêu cầu của khách hàng.
• Tạo thêm các bản sao, tạo báo cáo không ai đọc
• Cung cấp nhiều thông tin hơn mức cần thiết
• Cung cấp dịch vụ trước khi khách hàng sẵn sàng.

3. Giải pháp

Hệ thống Lean Manufacturing sử dụng một số công cụ để chống sản xuất thừa.  Có ba biện pháp đối phó với tình trạng sản xuất thừa:

• Sử dụng ‘Takt Time’ đảm bảo rằng tốc độ sản xuất giữa các trạm là đồng đều.
• Giảm thời gian thiết lập cho phép sản xuất các lô nhỏ hoặc quy trình đơn chiếc.
• Sử dụng hệ thống kéo hoặc ‘Kanban’ có thể kiểm soát lượng WIP.

8 LÃNG PHÍ TRONG LEAN THỨ TƯ: CHỜ ĐỢI

1. Phân tích

Việc chờ đợi có thể bao gồm:

• Con người chờ vật liệu hoặc thiết bị
• Thiết bị nhàn rỗi (thời gian ngừng hoạt động cơ học hoặc thời gian chuyển đổi quá mức)

Thời gian chờ đợi làm phát sinh các chi phí trực tiếp và các chi phí bổ sung về thời gian làm thêm giờ, chi phí xúc tiến và chi phí cho các bộ phận. Việc chờ đợi cũng có thể gây ra sự lãng phí bổ sung dưới dạng khiếm khuyết nếu nó gây ra một loạt hoạt động để “bắt kịp” dẫn đến công việc tiêu chuẩn không được tuân thủ hoặc các lối tắt được thực hiện.

Nguyên nhân phổ biến của việc chờ đợi bao gồm:

• Thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch
• Thiết bị không hoạt động
• Thời gian thiết lập máy móc lâu hoặc bị trì hoãn
• Giao tiếp quy trình kém
• Thiếu kiểm soát quy trình
• Sản xuất theo dự báo
• Thiết bị nhàn rỗi

2. Ví dụ về lãng phí trong doanh nghiệp

Lãng phí chờ đợi có thể bao gồm việc:

• Đợi người khác trả lời email
• Có tệp đang chờ xem xét
• Chờ các thành viên tới đủ để họp
• Chờ máy tính tải dữ liệu
• Chờ nguyên liệu đến
• Chờ hướng dẫn thích hợp để bắt đầu sản xuất
• Chờ thiết bị được lắp đặt phù hợp

3. Giải pháp

Một số biện pháp đối phó với sự chờ đợi bao gồm: thiết kế các quy trình để đảm bảo dòng chảy liên tục hoặc dòng đơn lẻ, san bằng khối lượng công việc bằng cách sử dụng các hướng dẫn công việc đã được tiêu chuẩn hóa và phát triển những người lao động đa kỹ năng linh hoạt có thể nhanh chóng điều chỉnh theo nhu cầu công việc.

8 LÃNG PHÍ TRONG LEAN THỨ NĂM: HÀNG TỒN KHO

1. Phân tích

Việc có nhiều hàng tồn kho hơn mức cần thiết để duy trì dòng công việc ổn định có thể dẫn đến các vấn đề bao gồm:

• Lỗi sản phẩm hoặc hư hỏng vật liệu
• Thời gian thực hiện quá trình sản xuất lớn hơn
• Phân bổ vốn không hiệu quả
• Ngăn cản việc phát hiện các vấn đề liên quan đến sản xuất vì các khuyết tật có thời gian tích tụ trước khi nó được phát hiện, do đó, sẽ cần nhiều công việc hơn để sửa chữa các khiếm khuyết.

Nguyên nhân có nhiều hàng tồn kho:

• Do mua quá nhiều nguyên liệu
• Sản xuất quá mức trong quá trình sản xuất (WIP)
• Sản xuất nhiều sản phẩm hơn nhu cầu của khách hàng.

2. Ví dụ về lãng phí trong doanh nghiệp

• Các tệp đang chờ xử lý
• Các bản ghi không sử dụng trong cơ sở dữ liệu
• Các tài liệu lỗi thời
• Máy móc hỏng nằm ngổn ngang
• Nhiều thành phẩm hơn nhu cầu của khách hàng
• Vật liệu thừa chiếm không gian làm việc
• Thành phẩm không bán được

3. Giải pháp

Một số biện pháp đối phó với hàng tồn kho bao gồm:

• Chỉ mua nguyên liệu thô khi cần và với số lượng cần thiết
• Giảm bộ đệm giữa các bước sản xuất
• Tạo hệ thống xếp hàng để ngăn sản xuất thừa

8 LÃNG PHÍ TRONG LEAN THỨ SÁU: VẬN CHUYỂN

1. Phân tích

Vật liệu di chuyển quá nhiều có thể dẫn đến hư hỏng và khuyết tật sản phẩm. Ngoài ra, việc di chuyển quá nhiều của con người và thiết bị có thể dẫn đến công việc không cần thiết, đồ dùng hao mòn nhiều hơn và con người thì kiệt sức.

Nguyên nhân của lãng phí vận chuyển gồm:

• Thiết kế bố cục cơ sở kém – khoảng cách lớn giữa các hoạt động
• Quy trình xử lý vật liệu dài
• Kích thước lô lớn
• Nhiều phương tiện lưu trữ
• Thiết kế hệ thống sản xuất kém

2. Ví dụ về lãng phí trong doanh nghiệp

Lãng phí trong quá trình vận chuyển bao gồm việc di chuyển con người, công cụ, hàng tồn kho, thiết bị hoặc sản phẩm đi xa hơn mức cần thiết.

3. Giải pháp

• Trong văn phòng, những người làm việc cộng tác với nhau thường xuyên nên gần nhau.
• Trong nhà máy, các nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất phải dễ dàng tiếp cận tại vị trí sản xuất và tránh xử lý gấp đôi hoặc gấp ba nguyên liệu.
• Phát triển dây chuyền sản xuất hình chữ U, tạo dòng chảy giữa các quy trình và không sản xuất quá mức các hạng mục trong quy trình (WIP).
• Lập bản đồ dòng giá trị
• Thay đổi một phần hoặc toàn bộ cách bố trí nhà máy để hạn chế việc di chuyển không cần thiết.

8 LÃNG PHÍ TRONG LEAN THỨ BẢY: CHUYỂN ĐỘNG

1. Phân tích

Điều này không chỉ bao gồm nguyên liệu thô mà còn cả con người và thiết bị. Nó cũng có thể bao gồm chuyển động vật lý dư thừa như vươn, nâng và uốn cong. Tất cả các chuyển động không cần thiết dẫn đến thời gian không có giá trị gia tăng và làm tăng chi phí.

Nguyên nhân gây lãng phí vận chuyển bao gồm:

• Bố cục nhà máy kém
• Lập kế hoạch sản xuất kém
• Thiết kế quy trình kém
• Máy móc thiết bị dùng chung
• Hoạt động xếp dỡ
• Thiếu tiêu chuẩn sản xuất

2. Ví dụ về lãng phí trong doanh nghiệp

Lãng phí chuyển động bao gồm mọi chuyển động không cần thiết của con người, thiết bị hoặc máy móc:

• Đi bộ, với tay để lấy tài liệu, tìm kiếm tệp, sàng lọc trong khoảng không để tìm những gì cần thiết, những lần nhấp chuột thừa và nhập hai lần dữ liệu.
• Các chuyển động lặp đi lặp lại không tạo thêm giá trị cho khách hàng, tìm kiếm nguyên liệu, đi bộ để lấy dụng cụ hoặc nguyên liệu và điều chỉnh lại một bộ phận sau khi nó đã được lắp đặt xong.

3. Giải pháp

• Đảm bảo không gian làm việc được tổ chức tốt
• Đặt thiết bị gần vị trí sản xuất
• Đặt vật liệu ở vị trí thuận tiện
• Các nhiệm vụ đòi hỏi chuyển động quá mức cần được thiết kế lại để nâng cao khả năng làm việc của nhân viên và tăng mức độ an toàn và sức khỏe.

8 LÃNG PHÍ TRONG LEAN THỨ TÁM: TÀI NĂNG KHÔNG ĐƯỢC TẬN DỤNG

1. Phân tích

Đây là sự lãng phí tiềm năng và sự khéo léo của con người của con người. Sự lãng phí này xảy ra khi các tổ chức tách rời vai trò quản lý khỏi nhân viên. Trong một số tổ chức, trách nhiệm của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và đổi mới quá trình sản xuất. Vai trò của nhân viên chỉ đơn giản là làm theo mệnh lệnh và thực hiện công việc theo kế hoạch.

Bằng cách không thu hút kiến ​​thức và chuyên môn của nhân viên tuyến đầu, rất khó để cải thiện các quy trình. Điều này là do những người thực hiện công việc là những người có khả năng xác định vấn đề và phát triển giải pháp cho chúng cao nhất. Việc loại bỏ loại lãng phí này có thể cải thiện tất cả các loại lãng phí khác.

Nguyên nhân của lãng phí:

• Giao tiếp kém
• Không để mọi người tham gia vào thiết kế và phát triển nơi làm việc
• Chính sách thiếu hoặc không phù hợp
• Các biện pháp không đầy đủ
• Quản lý kém
• Thiếu đào tạo nhóm

2. Ví dụ về lãng phí trong doanh nghiệp

Trong văn phòng, nhân tài không được trọng dụng có thể bao gồm:

• Không yêu cầu phản hồi của nhân viên
• Đặt nhân viên vào các vị trí dưới kỹ năng và trình độ của họ
• Nhân viên bị giao sai công cụ cho công việc
• Nhân viên không được thử thách để đưa ra ý tưởng cải tiến công việc.

3. Giải pháp

• Thu hút nhân viên và kết hợp các ý tưởng của họ
• Cung cấp các cơ hội đào tạo và phát triển
• Thu hút nhân viên tham gia vào việc tạo ra các cải tiến quy trình
• Tiếp thu ý kiến và những trải nghiệm thực tế của nhân viên
• Tận dụng các kỹ năng mà nhân sự có

—————————————————————————————————————————————————————-

Để biết thêm thông tin chi tiết về 8 lãng phí trong Lean, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với SPS theo thông tin dưới đây:

• Số hotline: 0969.555.610 / 0914.791.188
• Địa chỉ: Tầng 12A Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
• Email: sales@sps.org.vn
• Website: https://sps.org.vn/