Phương pháp Kanban – Quản lý công việc hiệu quả

5/5 - (1 bình chọn)

Kanban là một phương pháp quản lý quy trình làm việc giúp các tổ chức quản lý và cải tiến hệ thống công việc. Học cách hình dung công việc và nâng cao hiệu quả với phương pháp Kanban là điều không nên bỏ lỡ.

Table of Contents

PHƯƠNG PHÁP KANBAN LÀ GÌ?

Trong tiếng Nhật “Kanban” có nghĩa là “bảng trực quan” hoặc “dấu hiệu”. Từ này đã được sử dụng với nghĩa là một định nghĩa quy trình từ những năm 1950. Lần đầu tiên Kanban được Toyota phát triển và áp dụng như một hệ thống lập kế hoạch cho sản xuất đúng lúc. Mặt khác, thuật ngữ “Kanban” được biết đến và gắn liền với sự xuất hiện của “Phương pháp Kanban”, được định nghĩa lần đầu tiên vào năm 2007.

Kanban là một phương pháp quản lý quy trình làm việc tinh gọn phổ biến để xác định, quản lý và cải tiến các dịch vụ cung cấp kiến thức. Nó giúp bạn hình dung công việc, tối đa hóa hiệu quả và cải tiến liên tục. Công việc được thể hiện trên bảng Kanban, cho phép bạn tối ưu hóa việc phân phối công việc trên nhiều nhóm và xử lý ngay cả những dự án phức tạp nhất trong một môi trường duy nhất.

PHƯƠNG PHÁP KANBAN RA ĐỜI KHI NÀO?

Ban đầu, Kanban hình thành như một hệ thống lập kế hoạch cho sản xuất tinh gọn, bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) . Vào cuối những năm 1940, Toyota đã đưa sản xuất “đúng lúc” (Just In Time) vào sản xuất của mình. Cách tiếp cận đại diện cho một hệ thống kéo, nghĩa là sản xuất dựa trên nhu cầu của khách hàng chứ không phải là cứ sản xuất tùy ý và đẩy hàng hóa ra thị trường.

Hệ thống sản xuất độc đáo của họ đã đặt nền móng cho sản xuất Tinh gọn hay đơn giản là Lean. Mục đích cốt lõi của nó là giảm thiểu các hoạt động lãng phí mà không làm giảm năng suất. Mục tiêu chính là tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà không phát sinh thêm chi phí.

Vào đầu thế kỷ 21, các công ty chủ chốt trong ngành công nghiệp phần mềm nhanh chóng nhận ra cách Kanban có thể thay đổi tích cực cách thức cung cấp sản phẩm và dịch vụ.

Với sự tập trung ngày càng cao vào hiệu quả và bằng cách khai thác những tiến bộ trong công nghệ máy tính, Kanban đã rời khỏi lĩnh vực công nghiệp ô tô và được áp dụng thành công vào các lĩnh vực thương mại phức tạp khác như CNTT, phát triển phần mềm, R&D và những lĩnh vực khác.

Thật vậy, những gì chúng ta công nhận là Phương pháp Kanban đã xuất hiện vào đầu năm 2007. Đó là kết quả của nhiều năm thử nghiệm, kinh nghiệm và nỗ lực chung của những nhân vật hàng đầu trong cộng đồng Lean và Agile, chẳng hạn như David Anderson, Dan Vacanti, Darren Davis, Corey Ladas, Dominica DeGrandis, Rick Garber và những người khác.

Bạn có thể bắt đầu xây dựng hệ thống Kanban của mình bằng cách thiết lập bảng Kanban đơn giản nhất với ba cột cơ bản – “Đã yêu cầu”, “Đang tiến hành” và “Hoàn thành”. Khi được xây dựng, quản lý và hoạt động chính xác, nó sẽ đóng vai trò như một kho lưu trữ thông tin thời gian thực, làm nổi bật các nút thắt cổ chai trong hệ thống và bất kỳ điều gì khác có thể làm gián đoạn các hoạt động trơn tru.

ĐỐI TƯỢNG NÀO CÓ THỂ SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP KANBAN?

Về bản chất, Kanban là một phương pháp thích ứng có thể áp dụng ở tất cả các tầng tổ chức. Bạn có thể sử dụng bảng Kanban được kết nối để lập bản đồ quản lý danh mục đầu tư của mình và kết nối chiến lược với việc thực hiện. Với sự trợ giúp Kanban, các tổ chức có thể gặt hái được những lợi ích từ các nguyên tắc và thực hành của Kanban trên nhiều cấp quản lý:

Kanban ở cấp độ Dự nhóm
Kanban ở cấp độ Dự án / Sản phẩm
Kanban ở cấp độ Chương trình
Kanban ở cấp độ Chiến lược
…

Kanban cũng có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như:

Kanban trong ngành máy
Kanban trong Logistics
Kanban trong sản xuất
Kanban trong phát triển phần mềm
…

CÁC LỢI ÍCH HÀNG ĐẦU CỦA KANBAN

Tăng khả năng hiển thị của luồng giá trị
Cải thiện tốc độ giao hàng
Đảm bảo sự phù hợp giữa mục tiêu và việc thực hiện
Cải thiện khả năng dự đoán
Cải thiện năng lực quản lý
Gia tăng sự hài lòng của khách hàng

CÁC NGUYÊN TẮC KHI ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP KANBAN

Kanban tập trung vào việc hoàn thành công việc và các nguyên tắc cơ bản của nó có thể được chia thành hai loại nguyên tắc. Dưới đây là các nguyên tắc Kanban:

Nguyên tắc quản lý

Bắt đầu với những gì bạn làm ngay bây giờ
Đồng ý theo đuổi thay đổi cải tiến, tiến hóa
Khuyến khích hành vi lãnh đạo ở mọi cấp độ

Nguyên tắc cung cấp dịch vụ

Tập trung vào nhu cầu và mong đợi của khách hàng
Quản lý Công việc, không phải Công nhân
Thường xuyên xem xét mạng lưới dịch vụ

6 BƯỚC TRIỂN KHAI PHƯƠNG PHÁP KANBAN

Khi đặt mục tiêu triển khai phương pháp Kanban, mọi tổ chức phải cẩn thận với các bước thực hành. Sáu thực hành cốt lõi cần phải có để thực hiện thành công bao gồm:

Hình dung quy trình làm việc
Hạn chế công việc đang thực hiện
Quản lý luồng
Đưa ra các chính sách quy trình rõ ràng
Triển khai các vòng phản hồi
Cải thiện cộng tác

—————————————————————————————————-

Mọi thắc mắc liên quan tới Phương pháp Kanban hoặc cách sử dụng Kanban để quản lý công việc hiệu quả, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo thông tin dưới đây:

Số hotline: 0969.555.610 / 0914.791.188
Địa chỉ: Tầng 12A Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Email: sales@sps.org.vn
Website: https://sps.org.vn/