4 Nguyên tắc của Kanban

5/5 - (1 bình chọn)

Để phát huy tối đa sức mạnh của Kanban, các tổ chức cần tuân thủ nguyên tắc của Kanban. Bài viết dưới đây trình bày 4 nguyên tắc của Kanban,

→ Xem thêm Phương pháp Kanban

Table of Contents

NGUYÊN TẮC CỦA KANBAN ĐƯỢC XÂY DỰNG DỰA TRÊN NỀN TẢNG NÀO?

Phương pháp Kanban được điều chỉnh bởi một tập hợp các nguyên tắc. Điều này cho phép quản lý quy trình tốt hơn, giúp cải thiện luồng công việc. Phương pháp Kanban liên tục thay đổi và bạn nên luôn tìm cách cải thiện quy trình.

Những cải tiến dần dần này là nền tảng cơ bản của các nguyên tắc Kanban. Mục tiêu là luôn cải tiến các quy trình của tổ chức. Bốn nguyên tắc Kanban được phát triển để sử dụng Kanban theo cách mà bạn luôn tối đa hóa lợi ích cho quy trình kinh doanh của mình.

Các cải tiến đối với Kanban bao gồm quy trình tốt hơn, giảm thời gian chu kỳ, tăng giá trị cho khách hàng và phát triển các sản phẩm tăng khả năng dự đoán. Đương nhiên, đây là những mục tiêu quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào hy vọng tiếp tục hoạt động kinh doanh.

NGUYÊN TẮC CỦA KANBAN 1: HÌNH DUNG QUY TRÌNH LÀM VIỆC

Kanban được thiết kế để hình dung quy trình làm việc. Bất kỳ ai muốn triển khai phương pháp Kanban sẽ cần phải hình dung quy trình làm việc của họ trước tiên. Áp dụng Kanban có nghĩa là mô tả quy trình làm việc của bạn trên một bảng. Bảng này có thể là một bảng vật lý, cũng có thể là một bảng kỹ thuật số. Sau đó, bạn cần trình bày chi tiết các bước trong quy trình hoặc sản xuất cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm của mình.

Bảng Kanban có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy thuộc vào quy trình của bạn. Một khi quy trình làm việc của bạn đã được mô tả toàn bộ lên bảng, chẳng hạn như tất cả các hạng mục công việc của họ, bạn có thể bắt đầu hình dung công việc mà nhóm của bạn đang làm.

Trong bảng Kanban sẽ xuất hiện các đường ngang chia bảng Kanban của bạn thành các phần để hình dung các loại công việc khác nhau trong quy trình làm việc. Điều này tách biệt công việc tuân theo một quy trình tương tự với các hoạt động khác trong hệ thống quản trị của bạn. Nó cũng có thể được sử dụng để quản lý nhiều dự án trên một hệ thống quản trị hoặc dùng để quản lý công việc của một cá nhân.

NGUYÊN TẮC CỦA KANBAN 2: GIỚI HẠN CÔNG VIỆC ĐANG TIẾN HÀNH (WIP)

Công việc đang thực hiện (WIP) là một thuật ngữ đề cập đến các nhiệm vụ đang được thực hiện tại thời điểm đó, cho dù là của nhóm hay một thành viên trong nhóm. Đây là một nguyên tắc Kanban quan trọng, vì nó có thể giúp ngăn ngừa tình trạng quá tải công việc và giúp cải thiện quy trình làm việc.

Còn được gọi là hệ thống kéo, giới hạn WIP làm cho các thành viên trong nhóm có nhiều khả năng hoàn thành công việc hiện họ đang làm hơn là chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Nói cách khác, trước khi thẻ Kanban mới được chuyển sang cột tiếp theo, thẻ bạn hiện đang làm phải được đánh dấu là đã hoàn tất.

Nguyên tắc này nhằm tạo ra dung lượng trong hệ thống. Công việc mới bây giờ có thể được kéo bởi nhóm. Có thể mất một thời gian trước khi bạn có thể tìm ra giới hạn WIP là gì và không có gì lạ khi bắt đầu mà thậm chí không có giới hạn cho công việc đang tiến hành của bạn.

Khi bạn đã có một số kinh nghiệm và dữ liệu, bạn sẽ có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn về mức giới hạn WIP của bạn cho mỗi cột trên bảng Kanban. Dù bạn quyết định như thế nào, việc thêm số vào cột là một cách tuyệt vời để truyền đạt năng lực hạn chế cho nhóm và các bên liên quan.

NGUYÊN TẮC CỦA KANBAN 3: TẬP TRUNG VÀO DÒNG CHẢY

Kanban trực quan hóa quy trình làm việc và quản lý quy trình đó để cải thiện năng suất và hiệu quả. Do đó, tập trung vào dòng chảy công việc là một trong những nguyên tắc không thể bỏ qua của nguyên tắc Kanban. Các nguyên tắc này được sắp xếp theo thứ tự, do đó, một khi bạn thực hiện hai nguyên tắc kanban trên, bạn hoàn toàn có thể bắt đầu quản lý dòng chảy.

Điều này được thực hiện bằng cách đánh dấu các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc và trạng thái của công việc trong mỗi cột này. Nếu làm tốt, bạn sẽ thấy các giai đoạn phía sau diễn ra rất thuận lợi. Ngược lại, bạn sẽ thấy bế tắc, công việc chồng chất, điều này ảnh hưởng đến năng lực của bạn. Tất nhiên, điều này phụ thuộc vào mức độ bạn đã xác định quy trình làm việc và giới hạn WIP mà bạn đã đặt.

Những gì bạn đang tìm kiếm theo nghĩa rộng hơn là đẩy nhanh tốc độ công việc của bạn di chuyển từ đầu đến cuối quy trình làm việc. Đây cũng có thể được coi là dòng giá trị của bạn. Do tính chất trực quan của bảng Kanban, có tính minh bạch cho phép nhóm phân tích hệ thống và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết để cải thiện quy trình và giảm thời gian hoàn thành nhiệm vụ.

Một cách để làm điều này là xem xét các giai đoạn chờ đợi trung gian hoặc các giai đoạn đã hoàn thành trung gian và xem các nhiệm vụ còn lại trong các giai đoạn bàn giao này trong bao lâu. Bằng cách giảm thời gian trong một giai đoạn bàn giao, bạn có thể giảm thời gian chu kỳ tổng thể. Cải thiện quy trình dẫn đến việc nhóm của bạn hoạt động trơn tru và dễ đoán hơn. Dự báo tốt hơn đồng nghĩa với việc bạn có thể đưa ra cam kết chính xác hơn với khách hàng.

NGUYÊN TẮC CỦA KANBAN 4: CẢI TIẾN LIÊN TỤC

Vì Kanban là tiến hóa, có nghĩa là thay đổi, bạn sẽ luôn xem xét và sửa đổi quy trình kanban của mình để cải thiện quy trình. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thử nghiệm với những thay đổi nhỏ và thực hiện những cải tiến gia tăng mà cả nhóm có thể dễ dàng xử lý bằng phương pháp quản lý khoa học.

Chủ sở hữu phải luôn đánh giá quy trình với mục đích đạt được sự cải tiến liên tục. Mỗi thay đổi đều được theo dõi và đo lường để đảm bảo rằng nó đang làm những gì bạn muốn và không có tác dụng ngược lại.

Bạn có thể thu thập dữ liệu hệ thống Kanban về việc cung cấp dịch vụ của nhóm bạn theo cách thủ công trên bảng vật lý hoặc tự động khi sử dụng phần mềm Kanban. Các công cụ kỹ thuật số thường có trang tổng quan và báo cáo theo dõi, những chi tiết này hỗ trợ rất tốt khi đánh giá hiệu suất.

——————————————————————————————————————————————————

Mọi thắc mắc liên quan tới Nguyên tắc của Kanban, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo thông tin dưới đây:

Số hotline: 0969.555.610 / 0914.791.188
Địa chỉ: Tầng 12A Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Email: sales@sps.org.vn
Website: https://sps.org.vn/