Phân tích 7 nguyên tắc ISO 9001:2015 trong quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng phải được xây dựng và vận hành đúng hướng, đạt chuẩn thì mới đem lại các giá trị thiết thực cho doanh nghiệp. Muốn làm được điều đấy thì trước tiên doanh nghiệp cần nắm bắt và thấu hiểu 7 nguyên tắc cốt lõi của tiêu chuẩn ISO 9001. 7 Nguyên tắc quản lý chất lượng được coi là nền tảng cốt lõi của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Nói cách khác, chúng chính là cơ sở đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được vận hành đúng hướng, hoàn thiện hơn. Trong bài viết dưới đây, SPS CERT sẽ giới thiệu cụ thể hơn về 7 nguyên tắc của ISO 9001 cùng cách áp dụng chúng cho doanh nghiệp.
Table of Contents
NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 1: HƯỚNG VÀO KHÁCH HÀNG
Với việc xếp 7 nguyên tắc của ISO 9001 thì ở vị trí đầu tiên, dễ dàng nhận thấy tầm quan trọng của khách hàng trong hoạt động quản lý chất lượng. Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 chỉ ra rằng đích đến của mọi hoạt động trong tổ chức là thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và cố gắng vượt xa hơn mong đợi của họ.
Không quá khi nói khách hàng chính là đối tượng quyết định tới sự sống còn của một doanh nghiệp. Nếu không có khách hàng, doanh nghiệp sẽ không thể duy trì hoạt động lâu dài được. Vì vậy “Hướng vào khách hàng” được xem là nguyên tắc tiên quyết của ISO 9001.
Để thực hiện được nguyên tắc này, doanh nghiệp cần triển khai các hoạt động nhằm tìm hiểu nhu cầu của thị trường nói chung và mong muốn của khách hàng nói riêng. Thậm chí việc này cần được tiến hành định kỳ theo một kế hoạch cụ thể với bộ phận chuyên trách bởi nhu cầu về sản phẩm, dịch vụ luôn thay đổi theo thời gian. Việc phác thảo chính xác “chân dung” khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp xác định được mình cần phải làm gì, cần sản xuất gì, cung cấp gì và cần làm như thế nào để thỏa mãn khách hàng tốt hơn. Đây cũng là nguyên tắc quan trọng trong 7 Nguyên tắc quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015
NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 2: SỰ LÃNH ĐẠO
Nguyên tắc thứ 2 trong 7 nguyên tắc của ISO 9001:2015 có đề cập đến sự Lãnh đạo. Có thể nói lãnh luôn giữ một vai trò quan trọng trong bộ máy tổ chức. Nếu ví doanh nghiệp như một chiếc tàu hỏa thì người lãnh đạo sẽ là đầu tàu. Nếu đầu tàu lệch hướng thì cả đoàn tàu sẽ chệch khỏi đường ray. Tương tự, nếu lãnh đạo ban hành những quyết định sai lầm hoặc không kịp thời đưa ra các chỉ đạo đúng đắn trong những tình huống khẩn cấp thì doanh nghiệp sẽ có thể phải đối mặt với rủi ro rất lớn.
Nguyên tắc quản lý chất lượng theo ISO 9000 2015 này nhấn mạnh tới tầm quan trọng và trách nhiệm của người lãnh đạo trong việc định hướng, dẫn dắt và ban hành những quyết sách chính xác cho doanh nghiệp. Một lãnh đạo giỏi là người nhìn xa trông rộng, thấu hiểu tổ chức và các thành viên của mình, cầu tiến, đối xử công bằng và luôn lắng nghe, ghi nhận đóng góp của mọi người. Một người lãnh đạo như vậy mới giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong bất kỳ hoàn cảnh nào.
NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 3: SỰ THAM GIA CỦA MỌI NGƯỜI
Con người là vốn quý nhất, là nhân tố quyết định thành công trong mọi hoạt động, đặc biệt là đối với hệ thống quản lý chất lượng. Trong một tổ chức, người lãnh đạo là thuyền trưởng còn các nhân sự khác chính là thuyền viên. Nếu chỉ có một người lãnh đạo thôi thì chưa đủ, để tạo nên thành công, doanh nghiệp cần có sự đóng góp của toàn bộ nhân viên.
“Một cây làm chẳng nên non
Ba cây chụm lại nên hòn núi cao”
Cốt lõi trong nguyên tắc thứ 3 trong 7 nguyên tắc của ISO 9001 chính là đảm bảo sự tham gia của nhân viên ở tất cả các cấp trong doanh nghiệp. Cần tạo điều kiện thuận lợi và xây dựng cơ chế khích lệ để tất cả thành viên của tổ chức có thể phát huy tối đa năng lực của mình, đóng góp vào quá trình phát triển chung của tập thể.
NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 4: TIẾP CẬN THEO QUÁ TRÌNH
Trong 7 nguyên tắc quản lý chất lượng ISO 9001 thì nguyên tắc này là tiếp cận theo quá trình. Hệ thống quản lý chất lượng là một tập hợp các quá trình có mối quan hệ chặt chẽ và tương tác qua lại lẫn nhau. Cụ thể, đầu ra của quá trình này có thể là đầu vào của quá trình khác. Muốn kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần kiểm soát từng quá trình trong đó.
Để thực hiện nguyên tắc này, doanh nghiệp cần xác định các quá trình cần có trong hệ thống và mục tiêu của những quá trình đó. Hoạch định rõ ràng quá trình cần những nguồn lực nào, đối tượng tham gia vào quá trình là ai, phải làm những gì, đánh giá, theo dõi ra sao, kết quả đầu ra như thế nào. Tất cả phải có một kế hoạch triển và hướng dẫn thực hiện cụ thể.
NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5: CẢI TIẾN
Do xu hướng của thị trường, thị hiếu của khách hàng và nhu cầu của người dùng luôn thay đổi không ngừng nên việc thực hiện các cải tiến là điều cần thiết với mọi tổ chức, doanh nghiệp. Hiện thực khách quan luôn biến động, các đối thủ cạnh tranh ngày càng lớn mạnh, bởi vậy mà doanh nghiệp cũng không thể đứng yên mà phải luôn làm mới và sáng tạo.
Cụ thể, doanh nghiệp cần có cơ chế kiểm tra, theo dõi, đánh giá các quá trình thường xuyên và định kỳ. Cần có sự tổng kết và thảo luận đển tìm ra nguyên nhân gốc rễ của những lỗ hổng tồn tại trong hệ thống và tìm cách khắc phục kịp thời. Doanh nghiệp nên thiết lập mục tiêu cải tiến ở tất cả các cấp và đầu tư nguồn lực để thực hiện mục tiêu này.
Một minh chứng cho việc bị tụt lại phía sau do không thay đổi kịp thời để thích nghi với thời đại chính là NOKIA. Từng được biết đến như là “người tiên phong” trong lĩnh vực điện thoại di động nhưng việc NOKIA bán lại cho Microsoft đã chính thức đặt dấu chấm hết cho hãng điện thoại danh tiếng một thời này. Câu chuyện “ngủ quên trên chiến thắng” của NOKIA chính là bài học đắt giá về sự cải tiến dành cho mỗi doanh nghiệp.
NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 6: QUYẾT ĐỊNH DỰA TRÊN BẰNG CHỨNG
Việc đưa ra quyết định dựa trên cảm tính rất khó để đánh giá về tính đúng sai của quyết định đó. Để hạn chế tối đa các rủi ro, sai sốt có thể có khi ra quyết định, tiêu chuẩn ISO 9001 đặt ra nguyên tắc “Quyết định dựa trên bằng chứng”.
Bằng chứng ở đây được hiểu là tất cả các hồ sơ, tài liệu, dữ liệu, các con số, thông tin, kết quả phản ánh bản chất của sự vật, sự việc hoặc sự kiện. Các bằng chứng này phải đảm bảo tính chính xác, khách quan và đáng tin cậy để hỗ trợ doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân hoặc dự đoán kết quả trong tương lai khi ra quyết định. Muốn làm được như vậy thì doanh nghiệp phải ghi chép và lưu giữ một cách cẩn thận và có hệ thống tất cả các thông tin của hoạt động quản lý chất lượng trong thời gian nhất định, căn cứ vào từng hoàn cảnh và nhu cầu của mỗi tổ chức.
NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 7: QUẢN LÝ MỐI QUAN HỆ
Doanh nghiệp không tồn tại một mình mà xung quanh đó còn có rất nhiều các mối quan hệ khác. Xét về mặt nội bộ, doanh nghiệp cần thiết lập môi trường làm việc công bằng, minh bạch, đoàn kết, tạo là sự gắn kết giữa các bộ phận, đội nhóm, có sự tương tác giữa các nhân viên nhằm hướng tới mục tiêu phát triển chung của tổ chức. Ngoài ra, xét các mối quan hệ bên ngoài với: khách hàng, đối tác, chính quyền,…, doanh nghiệp cũng cần duy trì sự tương tác thường xuyên.
Để tạo ra sự hài hòa trong việc quản lý mối quan hệ, doanh nghiệp nên xác định tất cả các bên liên quan, sau đó lập thứ tự ưu tiên cho từng mối quan hệ và xem xét cân bằng lợi ích giữa các bên. Việc quản lý tốt các mối quan hệ sẽ tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp tổ chức nhiều dự án, các hoạt động hợp tác đôi bên cùng có lợi.
KẾT LUẬN
—————————————————————————————————
Mọi thắc mắc liên quan tới 7 nguyên tắc ISO 9001:2015 hoặc dịch vụ chứng nhận ISO 9001, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo thông tin dưới đây:
- Số hotline: 0969.555.610
- Địa chỉ: Tầng 12A Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Gmail: sales@sps.org.vn
- Website: https://sps.org.vn
Lợi ích khi áp dụng tiêu chuẩn FSC
15/09/2023
10 nguyên tắc FSC – Chứng nhận quốc tế SPS
14/09/2023
