Tiêu chuẩn 5S trong văn phòng

5/5 - (1 bình chọn)

Tiêu chuẩn 5S (Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn Sóc – Sẵn sàng) phù hợp với rất nhiều địa điểm và khu vực. Bài viết dưới đây nói về chủ đề Tiêu chuẩn 5S trong văn phòng.

Table of Contents

TIÊU CHUẨN 5S TRONG VĂN PHÒNG ĐƯỢC TRIỂN KHAI THEO THỨ TỰ NÀO?

Thứ tự của tiêu chuẩn 5S được sắp xếp theo: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). Đây chính là những quy trình chính trong 5S được áp dụng trong công việc hàng ngày của nhân viên văn phòng.

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TIÊU CHUẨN 5S VĂN PHÒNG

Sàng lọc (Seiri): Tổng vệ sinh và sàng lọc, phân loại đồ dùng trong văn phòng

Điều đầu tiên cũng là điều quan trọng nhất đó là vệ sinh khu vực làm việc của mình sau đó phân loại những dụng cụ đồ dùng theo:

Mục đích sử dụng
Mức độ thường xuyên sử dụng
Mức độ cần thiết
Mức độ liên quan đến công việc

Để chắc chắn hơn bạn cũng có thể liệt kê ra giấy sau đó rồi mới phân loại. Có một nguyên tắc nhỏ đó là đừng giữ những gì mà chúng ta không cần đến.

Sắp xếp (Seiton): Bố trí lại các khu vực trong văn phòng

Đây là giai đoạn mọi thứ cần phải được sắp xếp vào đúng chỗ của nó. Căn cứ vào tần suất sử dụng để đưa ra được những phương án về vị trí sắp xếp làm sao cho hợp lý nhất:

Các vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với những vị trí làm việc.
Những thứ chúng ta ít sử dụng thì có thể để ở một vị trí xa hơn.

Có một ý tưởng rất hay đó là hãy phân loại chúng bằng màu sắc. Cũng giống như khu vực ăn uống, nghỉ ngơi hay nơi làm việc và lối đi lại đều được sơn những màu sắc khác nhau để mọi thứ trở nên dễ phân biệt hơn. Những vật dụng trong lúc khẩn cấp như bình chữa cháy hay thiết bị an toàn và quan trọng nhất là lối thoát hiểm cũng cần phải được làm nổi bật lên.

Sạch sẽ (Seiso): Giữ vệ sinh sạch sẽ cho văn phòng

Hãy lên kế hoạch cho mình việc kiểm tra thường xuyên để duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ. Sự sạch sẽ cũng là điều kiện cơ bản cần thiết làm nên hiệu quả công việc, chính vì thế một khu vực sạch sẽ để làm việc sẽ làm cho bạn có tinh thần làm việc hăng hái hơn.

Săn sóc (Seiketsu): Duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp tại văn phòng

Cần thiết kế nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho những vị trí được quy định. Hình thành những chỉ số cũng như cách nhận biết để vượt qua những mục tiêu. Thiết lập những phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn và xác định những vị trí….

Sẵn sàng (Shitsuke): Hình thành thói quen và thực hành chúng

Bước cuối cùng cũng là bước khó khăn đối với những nhân viên văn phòng thường không tuân thủ theo các quy định. Để có thể làm được chữ S cuối cùng này. Mọi người cần phải củng cố những thói quen thông qua các hoạt động hàng ngày. Hãy bắt tay vào tiến hành đào tạo và tự đào tạo những quy trình làm việc cho nhân viên để có một môi trường văn phòng làm việc tốt nhất.

>> Xem thêm: Áp dụng mô hình 5S trong sản xuất thực phẩm

TẬP ĐOÀN DẦU KHÍ VIỆT NAM ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN 5S TRONG VĂN PHÒNG

Nhiều ban/văn phòng tại Tập đoàn Dầu khí Việt Nam (Petrovietnam) đã thể hiện quyết tâm cao, từng cán bộ công nhân viên đã nâng cao ý thức thực hiện 5S sàng lọc, sắp xếp từng khu làm việc cá nhân, khu sinh hoạt chung ngăn nắp, gọn gàng, xanh, sạch, đẹp.

Nhiều ban đã có diện mạo mới sau khi thực hiện 5S với những thay đổi đột phá như: Ban Kinh tế – Đầu tư, Ban Thương mại dịch vụ…; một số ban khác có thay đổi tích cực trong việc thực hiện 5S như: Ban Tổng hợp, Ban Tài chính – Kế toán, Ban Kiểm soát nội bộ, Ban Tổ chức và Quản trị nguồn nhân lực, Ban Điện và Năng lượng tái tạo, Văn phòng Tập đoàn….Các ban đã làm tốt và vẫn duy trì ổn định có thể kể tới: Ban Chiến lược, Ban Pháp chế – Kiểm tra, Ban Quản lý hợp đồng, Ban Công nghệ – An toàn – Môi trường, Ban Truyền thông và Văn hóa doanh nghiệp …

Qua trao đổi với cán bộ nhân viên các ban/văn phòng đều nhận thấy hiệu quả tích cực của 5S mang lại. Áp dụng 5S khiến họ cảm thấy vui vẻ, hứng khởi hơn khi đến cơ quan, văn phòng; nhiều anh/chị chia sẻ: “Sau thực hiện 5S nhiều hôm nghĩ đi nhầm ban vì ban thay đổi quá sạch đẹp”.

5S đã thực sự tác động đến thói quen của các cán bộ nhân viên, nâng cao tinh thần tự giác, trách nhiệm, tinh thần tập thể; thúc đẩy sự hòa đồng, hỗ trợ lẫn nhau, cùng có trách nhiệm với việc chung.

>> Xem thêm: Quy trình 5S được thực hiện như thế nào?

———————————————————————————————————————————————————————-

Nếu muốn biết thêm thông tin về Tiêu chuẩn 5S trong văn phòng, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với SPS theo thông tin dưới đây: