Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh – BCMS ISO 22301

5/5 - (1 bình chọn)

Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh (BCMS ISO 22301) là một trong các hệ thống quản lý được nhiều tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn xây dựng và áp dụng hiện nay.

Table of Contents

HỆ THỐNG QUẢN LÝ LIÊN TỤC TRONG KINH DOANH LÀ GÌ?

Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh trong tiếng Anh là “Business Continuity Management System” nên còn gọi tắt là BCMS. Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh là một tập hợp các quy trình và hoạt động cho phép một tổ chức, doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh ngay cả khi gặp sự cố bất ngờ hoặc trong tình huống khẩn cấp. Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh (BCMS) cung cấp khuôn khổ giúp tổ chức đạt được các mục tiêu kinh doanh liên tục thông qua việc xem xét, đánh giá và cải thiện hiệu suất kinh doanh một cách đồng bộ, nhất quán.

MỤC ĐÍCH CỦA HỆ THỐNG BCMS ISO 22301

Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh BCMS ISO 22301

Hệ thống BCMS ISO 22301 hướng tới các mục đích sau:

Đảm bảo kinh doanh liên tục
Nhận biết các xu thế quan trọng trong hoạt động kinh doanh
Kiểm soát các nguy cơ, rủi ro, sự cố, tình huống khẩn cấp
Xác định các chính sách và cơ sở để quản lý kinh doanh liên tục
Đánh giá tính hiệu quả của hoạt động quản lý kinh doanh liên tục
Thúc đẩy hoạt động khắc phục, cải tiến để quản lý kinh doanh liên tục

LỢI ÍCH CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ LIÊN TỤC TRONG KINH DOANH

Việc xây dựng Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh đem lại những lợi ích sau cho doanh nghiệp:

Tránh vi phạm các yêu cầu pháp lý về kinh doanh liên tục
Kiểm soát được các nguy cơ, rủi ro, sự cố, tình huống khẩn cấp
Xác định và đạt được các mục tiêu kinh doanh liên tục
Giảm chi phí hoạt động
Cải thiện mối quan hệ với các bên liên quan
Nâng cao uy tín và danh tiếng của tổ chức
Giành được nhiều lợi ích và cơ hội phát triển
Loại bỏ các tác động xấu tới kinh doanh liên tục
Đóng góp vào sự phát triển bền vững

CẤU TRÚC CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ LIÊN TỤC TRONG KINH DOANH THEO MÔ HÌNH PDCA

Hiện nay, tiêu chuẩn quốc tế ISO 22301:2019 là tiêu chuẩn được áp dụng phổ biến nhất để xây dựng BCMS. Cấu trúc của Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh theo mô hình PDCA trong ISO 22301 được triển khai như sau:

P (Plan) – Hoạch định – Xác định mục tiêu kinh doanh liên tục và xây dựng các kế hoạch cần thiết để thực hiện chính sách kinh doanh liên tục đã đề ra. Nội dung Hoạch định tương ứng với 4 điều khoản sau của tiêu chuẩn ISO 22301:2019:

Điều khoản 4 (Bối cảnh của tổ chức)
Điều khoản 5 (Sự lãnh đạo)
Điều khoản 6 (Hoạch định)
Điều khoản 7 (Hỗ trợ)

D (Do) – Thực hiện – Tiến hành các hoạt động, quá trình theo kế hoạch đã đề ra. Nội dung này tương ứng với Điều khoản 8 (Thực hiện) của tiêu chuẩn ISO 22301 phiên bản 2019.

C (Check) – Kiểm tra – Theo dõi, đo lường, phân tích, đối chiếu các kết quả thực hiện với kế hoạch, mục tiêu kinh doanh liên tục ban đầu. Nội dung Kiểm tra tương đương với Điều khoản 9 (Đánh giá kết quả thực hiện) của ISO 22301 mới nhất.

A (Act) – Hành động – Thực hiện các hành động nhằm giúp Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh ngày một hoàn thiện và gia tăng hiệu quả theo thời gian. Nội dung Hành động tương ứng với Điều khoản 10 (Cải tiến) của ISO 22301.

CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ LIÊN TỤC TRONG KINH DOANH ISO 22301:2019

Hệ thống ISO 22301:2019 về Quản lý kinh doanh liên tục bao gồm các yếu tố sau:

Xem xét các mục tiêu kinh doanh liên tục của tổ chức
Phân tích tác động của nguy cơ, rủi ro, sự cố, tình huống khẩn cấp tới tình hình kinh doanh liên tục tới tổ chức
Xác định các yêu cầu pháp lý về kinh doanh liên tục
Thiết lập mục tiêu kinh doanh liên tục để tuân thủ các yêu cầu pháp lý và duy trì hoạt động
Xây dựng các kế hoạch để đạt mục tiêu kinh doanh liên tục
Giám sát và đo lường việc thực hiện kế hoạch kinh doanh liên tục
Đảm bảo nhận thức và năng lực kinh doanh liên tục của nhân viên trong tổ chức
Xem xét tiến độ xây dựng BCMS và cải tiến thường xuyên

QUY TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ LIÊN TỤC TRONG KINH DOANH THEO TIÊU CHUẨN ISO 22301:2019

Để xây dựng Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh theo tiêu chuẩn ISO 22301:2019, doanh nghiệp cần trải qua các bước sau:

Bước 1: Xây dựng chính sách kinh doanh liên tục

Chính sách kinh doanh liên tục là kim chỉ nam trong việc xây dựng Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Chính sách kinh doanh liên tục phải đảm bảo tổ chức có thể duy trì và có khả năng nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh liên tục của mình. Ngoài ra, chính sách kinh doanh liên tục cần phản ánh cam kết của lãnh đạo cao nhất về việc tuân theo các yêu cầu của luật pháp và yêu cầu khác về tính liên tục trong kinh doanh. Làm tốt giai đoạn này tức là doanh nghiệp đã xây dựng được một nền tảng vững chắc để xây dựng và thực hiện Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh

Bước 2: Lên kế hoạch quản lý kinh doanh liên tục

Bước này tương ứng với giai đoạn P (Plan) – Hoạch định. Kế hoạch phải được thiết lập dựa trên sự tuân thủ các yêu cầu về pháp luật, tuân thủ tiêu chuẩn ISO 22301 và mong đợi của các bên liên quan. Bởi vậy doanh nghiệp cần:

Xác định các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác về kinh doanh liên tục mà tổ chức/doanh nghiệp phải tuân thủ bao gồm: các yêu cầu pháp luật của quốc tế, quốc gia; các yêu cầu pháp luật của địa phương / ngành nghề; yêu cầu của các bên liên quan như khách hàng, đối tác
Xác định các khía cạnh kinh doanh liên tục có ảnh hưởng tới tổ chức. Trong đó có các khía cạnh kinh doanh liên tục trong phạm vi Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh, xem xét đầu vào và đầu ra của quy trình như: xác định và kiểm soát nguy cơ, rủi ro, sự cố, tình huống khẩn cấp; kế hoạch phòng ngừa và ứng phó,…
Thiết lập mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình quản lý kinh doanh liên tục nhằm đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu đặt ra. Cần mô tả cách thức thực hiện để đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu đó, bao gồm cả thời gian, các nguồn lực cần thiết và người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc này

Bước 3: Triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh liên tục

Bước này tương ứng với giai đoạn D (Do) – Thực hiện. Để vận hành Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh một cách hiệu quả thì trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần cung cấp các công cụ, các quy trình và các nguồn lực cần thiết một cách kịp thời và khoa học. Trọng tâm của việc thực hiện là phân công công việc một cách rõ ràng, phổ biến về các thay đổi và các chính sách, quy trình cho mọi nhân sự, đảm bảo nhân sự có đủ năng lực để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:

Về cơ cấu: Chỉ định một hoặc một nhóm người có trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện và duy trì Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh và cung cấp các nguồn lực cần thiết.
Về năng lực: Triển khai các hoạt động đào tạo thích hợp cho các đối tượng quản lý, các nhóm công nhân, nhóm quản lý dự án và các cán bộ điều hành chủ chốt tại cơ sở
Về thông tin liên lạc: Xây dựng hệ thống thông tin nội bộ và bên ngoài nhằm tiếp nhận và phản hồi các thông tin về kinh doanh liên tục và phổ biến các thông tin cho các cá nhân, bộ phận, tổ chức liên quan. Thông tin ở đây có thể bao gồm: các quy định pháp luật, thông tin của các nhà cung cấp, khách hàng và cộng đồng xung quanh, các chương trình, chính sách, quy trình kế hoạch kinh doanh liên tục cần phổ biến cho nhân viên.
Về tài liệu: Văn bản hóa sổ tay, các quy trình và mô tả công việc khi triển khai Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh.

Bước 4: Đánh giá kết quả và hành động khắc phục

Bước này tương ứng với giai đoạn C (Check) – Kiểm tra. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện các hoạt động sau:

Giám sát và đo lường: Tiến hành quy trình giám sát và đánh giá kết quả của những hoạt động đã được triển khai nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Hiệu quả hoạt động ở đây được so sánh với với các tiêu chí ban đầu. Hoạt động này phải được tiến hành định kỳ
Xác định sự không phù hợp và hành động khắc phục / phòng ngừa: Xác định tình hình thực tế và đưa ra các hành động khắc phục hoặc phòng ngừa phù hợp khi phát hiện ra điểm chưa tuân thủ hoặc không phù hợp của Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh
Lưu trữ hồ sơ: Lưu giữ các hồ sơ, tài liệu về Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh trong thời gian quy định

Bước 5: Xem xét của lãnh đạo

Bước này tương ứng với giai đoạn A (Act) – Hành động. Trong giai đoạn này doanh nghiệp cần thu thập các thông tin liên quan tới Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh và thông báo các thông tin này tới lãnh đạo cấp cao theo kế hoạch định kỳ để:

Đảm bảo tính phù hợp liên tục của hệ thống Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh
Xác định tính đầy đủ của Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh
Thẩm tra tính hiệu quả của Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh
Tạo điều kiện cải tiến liên tục Hệ thống quản lý liên tục trong kinh doanh

————————————————————————————————————————————————————-

Mọi thắc mắc liên quan tới BCMS ISO 22301 hoặc dịch vụ chứng nhận ISO 22301, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo thông tin dưới đây:

Số hotline: 0969.555.610 / 0914.791.188
Địa chỉ: Tầng 12A Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Email: sales@sps.org.vn
Website: https://sps.org.vn/