Hướng dẫn cách sử dụng Kanban

post

Một số người đã từng nghe nói tới phương pháp Kanban nhưng không phải ai cũng biết cách áp dụng nó. Bài viết dưới đây trình bày về Cách sử dụng Kanban.

Table of Contents

CÁCH SỬ DỤNG KANBAN 1: HÌNH DUNG QUY TRÌNH LÀM VIỆC

Để hình dung quy trình của bạn với hệ thống Kanban, bạn sẽ cần một bảng với các thẻ và cột. Mỗi cột trên bảng đại diện cho một bước trong quy trình làm việc của bạn. Mỗi thẻ Kanban đại diện cho một hạng mục công việc. Bản thân bảng Kanban đại diện cho trạng thái thực tế của quy trình làm việc của bạn với tất cả các rủi ro và thông số kỹ thuật của nó.

Điều đầu tiên và quan trọng nhất đối với bạn là hiểu những gì cần thiết để đưa một mặt hàng từ yêu cầu thành sản phẩm có thể giao hàng. Nhận biết được cách thức công việc diễn ra trong hệ thống của bạn sẽ đưa bạn đến con đường cải tiến liên tục bằng cách thực hiện những thay đổi cần thiết và được quan sát kỹ lưỡng. Dưới đây là cấu trúc của bảng Kanban:

Việc cần làm	Đang tiến hành	Đã hoàn thành
…	…	…
…	…	…

Khi bạn bắt đầu làm việc với mục X, bạn kéo mục đó từ cột “Việc cần làm” và khi hoàn thành, bạn chuyển mục đó sang “Hoàn thành”. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và phát hiện các điểm nghẽn. Đương nhiên, bảng Kanban của bạn có thể có cách nhìn khác vì nó phụ thuộc vào nhu cầu và quy trình cụ thể của bạn.

CÁCH SỬ DỤNG KANBAN 2: GIỚI HẠN CÔNG VIỆC ĐANG TIẾN HÀNH (WIP)

Một trong những chức năng chính của Kanban là đảm bảo một số lượng mục đang hoạt động có thể quản lý được tiến hành tại một thời điểm bất kỳ. Nếu không có giới hạn công việc đang thực hiện, bạn không làm Kanban. Việc chuyển trọng tâm của nhóm giữa chừng thường sẽ gây hại cho quá trình, tạo ra sự lãng phí và kém hiệu quả.

Giới hạn WIP có nghĩa là triển khai một hệ thống kéo trên các bộ phận hoặc toàn bộ quy trình làm việc. Đặt các mục tối đa cho mỗi giai đoạn đảm bảo rằng thẻ chỉ được “kéo” sang bước tiếp theo khi đã đáp ứng yêu cầu trước đó. Những ràng buộc như vậy sẽ nhanh chóng làm sáng tỏ các khu vực có vấn đề trong quy trình của bạn để bạn có thể xác định và giải quyết chúng.

CÁCH SỬ DỤNG KANBAN 3: QUẢN LÝ LUỒNG

Quản lý dòng chảy là quản lý công việc chứ không phải quản lý con người. Dòng chảy ở đây muốn nói đến sự di chuyển của các hạng mục công việc trong quá trình sản xuất với một tốc độ có thể dự đoán được và bền vững.

Một trong những mục tiêu chính khi triển khai hệ thống Kanban là tạo ra một dòng chảy thông suốt, lành mạnh. Thay vì quản lý những người vi mô và cố gắng khiến họ bận rộn mọi lúc, bạn nên tập trung vào việc quản lý các quy trình làm việc và hiểu cách hoàn thành công việc đó nhanh hơn thông qua hệ thống. Điều này có nghĩa là hệ thống Kanban của bạn đang tạo ra giá trị nhanh hơn.

CÁCH SỬ DỤNG KANBAN 4: LÀM CHO CHÍNH SÁCH, QUY TRÌNH RÕ RÀNG

Bạn không thể cải thiện điều gì đó mà bạn không hiểu. Đây là lý do tại sao quy trình của bạn nên được xác định rõ ràng, ban hành và tiêu chuẩn hóa. Mọi người sẽ không liên kết và tham gia vào điều gì đó mà họ không tin là mang lại hữu ích.

Khi mọi người đều quen thuộc với mục tiêu chung, họ có thể làm việc và đưa ra quyết định có tác động tích cực. Các chính sách làm việc dễ hiểu, xác định rõ ràng và có thể thay đổi (nếu / khi cần thiết) có sức mạnh thúc đẩy khả năng tự tổ chức của các thành viên

CÁCH SỬ DỤNG KANBAN 5: VÒNG LẶP PHẢN HỒI

Đối với các nhóm và công ty muốn đẩy nhanh tiến độ, việc thực hiện các vòng lặp phản hồi là một bước bắt buộc. Hoạt động này đảm bảo rằng các tổ chức đang phản ứng đầy đủ với những thay đổi tiềm ẩn và cho phép chuyển giao kiến thức giữa các bên liên quan.

Kanban đề xuất việc sử dụng cadences (vòng phản hồi) ở cấp độ nhóm cũng như cadences hướng dịch vụ. Một ví dụ về nhịp độ cấp nhóm là Cuộc họp Kanban theo nhóm hàng ngày để theo dõi trạng thái và quy trình làm việc. Nó giúp xác định năng lực hiện có và tiềm năng để tăng tốc độ giao hàng. Hoạt động này diễn ra trước bảng Kanban, và mọi thành viên nói với những người khác những gì họ đã làm ngày hôm trước cũng như những gì họ sẽ làm ngày hôm nay.

Các quy trình định hướng dịch vụ trong Kanban, chẳng hạn như hoạt động, cung cấp dịch vụ và các cuộc họp rủi ro, nhằm mục đích đồng bộ hóa và cải thiện việc cung cấp dịch vụ của bạn. Đầu ra của những đánh giá này, chẳng hạn như hiểu điều gì đang cản trở việc cung cấp dịch vụ hiệu quả, sẽ đóng vai trò là đầu vào ra quyết định để cải tiến liên tục mạng lưới dịch vụ của bạn.

Mặc dù các cuộc họp tập trung và thường xuyên với ít người tham dự hơn đã được chứng minh là một phương pháp tốt, nhưng thời lượng lý tưởng của các cuộc họp Kanban cụ thể phụ thuộc vào bối cảnh, quy mô nhóm và chủ đề của bạn.

CÁCH SỬ DỤNG KANBAN 6: CẢI THIỆN TÍNH HỢP TÁC (SỬ DỤNG MÔ HÌNH & PHƯƠNG PHÁP KHOA HỌC)

Cách để đạt được sự cải tiến liên tục và thay đổi bền vững trong một tổ chức là thông qua hợp tác thực hiện các thay đổi dựa trên những phương pháp, phản hồi và số liệu đã được khoa học chứng minh.

Nuôi dưỡng một nền văn hóa tại tổ chức, nơi mọi giả thuyết được chứng minh là có kết quả tích cực hoặc tiêu cực là rất quan trọng để phát triển tư duy tập trung vào việc cải tiến thông qua thay đổi tiến hóa.

————————————————————————————————————————————————————

Mọi thắc mắc liên quan tới Cách sử dụng Kanban, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo thông tin dưới đây:

Số hotline: 0969.555.610 / 0914.791.188
Địa chỉ: Tầng 12A Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Email: sales@sps.org.vn
Website: https://sps.org.vn/