Quy trình chuẩn (SOP) – SOP là gì trong sản xuất?

5/5 - (1 bình chọn)

Để mọi việc được thực hiện theo đúng những gì đã thống nhất, các tổ chức không thể thiếu Quy trình chuẩn (SOP). Bài viết này sẽ làm rõ SOP là gì trong sản xuất.

Table of Contents

SOP LÀ GÌ TRONG SẢN XUẤT?

SOP – Standard Operating Procedure – Quy trình vận hành tiêu chuẩn là một tập hợp các hướng dẫn bằng văn bản mô tả quy trình từng bước phải được thực hiện để thực hiện đúng một hoạt động thường ngày. Các SOP nên được thực hiện theo cùng một cách chính xác mọi lúc để đảm bảo rằng tổ chức luôn nhất quán và tuân thủ các quy định của ngành và tiêu chuẩn kinh doanh.

Các quy trình vận hành tiêu chuẩn cung cấp các chính sách, quy trình và tiêu chuẩn cần thiết để tổ chức thành công. SOP có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp bằng cách giảm lỗi, tăng hiệu quả và lợi nhuận, tạo môi trường làm việc an toàn và đưa ra các hướng dẫn về cách giải quyết vấn đề và vượt qua các trở ngại.

KHI NÀO CẦN TẠO MỘT QUY TRÌNH CHUẨN (SOP)

SOP rất quan trọng để điều hành một doanh nghiệp hiệu quả. Chúng giúp loại bỏ sự không chắc chắn về cách hoàn thành công việc thường ngày và đảm bảo đúng người đang thực hiện đúng nhiệm vụ vào đúng thời điểm. Mặc dù không có SOP nào có thể đảm bảo hiệu suất, nhưng chúng tiêu chuẩn hóa các phương pháp hay nhất trong nhóm hoặc tổ chức, cải thiện chất lượng và khả năng dự đoán kết quả.

Dưới đây là một vài lý do bạn có thể cần một SOP:

Để đảm bảo các tiêu chuẩn tuân thủ được đáp ứng
Để đáp ứng yêu cầu sản xuất
Để đảm bảo quy trình không có tác động xấu đến môi trường
Để đảm bảo an toàn
Để tuân thủ một lịch trình
Để ngăn ngừa lỗi sản xuất
Dùng để huấn luyện nhân viên

NGÀNH NGHỀ NÀO CÓ THỂ SỬ DỤNG QUY TRÌNH CHUẨN (SOP)?

Rất nhiều ngành nghề có thể sử dụng SOP bao gồm:

Sản xuất

SOP giúp các nhà sản xuất tuân thủ các quy định của địa phương và quốc tế. Các nhà quản lý dựa vào những quy trình được phê duyệt để đáp ứng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về kiểm soát chất lượng, sản xuất và an toàn. Thực hiện các nhiệm vụ theo cách thức quy định cho phép các nhóm giảm thiểu khả năng gặp phải thời gian chết tốn kém.

Lưu kho

Để kiểm soát hàng tồn kho và quản lý chuỗi cung ứng thích hợp, người quản lý kho hàng phải duy trì các đường chuyển hàng nhanh chóng và chính xác. Các kết quả đáng tin cậy chỉ có thể đạt được nếu mọi thành viên trong nhóm tuân theo các phương pháp hay nhất thông qua SOP. Các quy trình được tuân thủ nhất quán dẫn đến thời gian giao hàng nhanh chóng, sự hài lòng của khách hàng và uy tín thương hiệu vững chắc.

Nhà hàng

Nếu bạn đã từng xem ai đó chuẩn bị bánh hamburger hoặc bánh sandwich của bạn tại một cửa hàng thức ăn nhanh, bạn đã chứng kiến SOP về an toàn thực phẩm đang hoạt động. Nhân viên phía trước và sau nhà phải thực hiện các biện pháp phòng ngừa an toàn thích hợp khi xử lý các mặt hàng thực phẩm để ngăn ngừa các bệnh do thực phẩm gây ra. Ngoài ra, các quy trình định kỳ của nhà hàng thường đề cập đến việc sản xuất thực đơn, quy trình chuẩn bị thực phẩm, giao tiếp với nhân viên và vệ sinh thiết bị.

Khách sạn

Các khách sạn sử dụng những quy trình bằng văn bản để cung cấp cho khách những chỗ ở qua đêm đáng tin cậy, thoải mái và chất lượng cao. Các quy trình thường xuyên của kỹ thuật viên bảo trì khách sạn bao gồm thực hiện bảo trì phòng ngừa (PM) đối với hệ thống HVAC, hệ thống đường ống dẫn nước, hệ thống chiếu sáng, bãi cỏ và các cơ sở dùng chung. Nhân viên dịch vụ khách tuân theo các quy trình kinh doanh để đặt phòng, nhận phòng và trả phòng.

Các tổ chức giáo dục

Các tổ chức này liên quan đến một số bộ phận chuyển động trên hàng chục phòng ban. Các nhà quản lý cơ sở dựa vào các quy trình có tổ chức để giữ cho các tòa nhà và chỗ ở của sinh viên luôn hoạt động. Các cơ sở thể thao, nhà để xe và nhiều tòa nhà khác đều yêu cầu bảo trì thường xuyên. Các SOP giáo dục thường bao gồm quản lý đội xe, vệ sinh, an toàn cháy nổ và hệ thống nước, trong số những hoạt động khác.

Các ngành khác

Các ngành khác sử dụng các thủ tục được lập thành văn bản bao gồm quản lý tài sản, công ty tiện ích, dầu khí, chăm sóc sức khỏe, …. Mọi ngành đều có trách nhiệm tuân thủ Điều khoản Nhiệm vụ Chung của OSHA nhằm thực thi các SOP để đảm bảo an toàn cho người lao động.

Lưu ý: Mặc dù nội dung của SOP có thể khác nhau giữa các ngành và lĩnh vực tổ chức, nhưng quá trình phát triển chúng là tương tự nhau. Các tổ chức hiểu biết về công nghệ ngày nay đang ngày càng hướng tới các SOP kỹ thuật số.

LỢI ÍCH KHI XÂY DỰNG QUY TRÌNH CHUẨN (SOP)

Làm việc hiệu quả từ đó mang lại lợi nhuận
Tăng tính nhất quán và độ tin cậy trong sản xuất và dịch vụ
Ít lỗi hơn trong mọi lĩnh vực Sản xuất/Vận hành
Có cách giải quyết xung đột giữa các đối tác
Xây dựng môi trường lành mạnh và an toàn
Bảo vệ người sử dụng lao động trong các lĩnh vực tiềm ẩn trách nhiệm pháp lý và vấn đề nhân sự
Có lộ trình cách giải quyết vấn đề
Tạo giá trị gia tăng cho doanh nghiệp

CÁC ĐỊNH DẠNG QUY TRÌNH CHUẨN (SOP)

Định dạng từng bước

SOP từng bước bao gồm các danh sách được đánh số hoặc gạch đầu dòng phác thảo những bước cần thiết để hoàn thành các quy trình. Định dạng SOP từng bước phù hợp nhất cho các tác vụ đơn giản, không cần giải thích hoặc ít cần giải thích. Các ví dụ bao gồm hướng dẫn thiết lập và dọn dẹp, trình tự đăng nhập kỹ thuật số và hướng dẫn sử dụng thiết bị phù hợp.

Định dạng theo cấp bậc

Các bước SOP phân cấp phù hợp với các quy trình có nhiều bước, thường liên quan đến việc ra quyết định phức tạp. Mặc dù SOP theo từng bước sẽ liệt kê các bước 1, 2 và 3, nhưng SOP phân cấp sẽ bao gồm các bước 1a, 1b, v.v.

Ví dụ: giả sử Bước 1 hướng dẫn nhân viên đăng nhập vào tài khoản của họ. Bước 1a có thể yêu cầu họ nhập tên người dùng và bước 1b có thể yêu cầu họ nhập mật khẩu.

Định dạng lưu đồ

Lưu đồ SOP phù hợp nhất cho các kết quả không thể đoán trước. Nếu một quy trình bao gồm một số kết quả có thể xảy ra, hãy sử dụng định dạng sơ đồ để lập bản đồ và lập kế hoạch cho các quy trình của bạn. Kết quả của mỗi bước tác động đến hướng nhân viên nên thực hiện tiếp theo.

Một lần nữa, chìa khóa để vận hành các hoạt động “như một cỗ máy” là tính nhất quán. Trên thực tế, định dạng SOP phù hợp đảm bảo các thành viên trong nhóm—cả mới và cũ—luôn biết con đường phù hợp cần thực hiện để đạt được kết quả nhất quán.

GỢI Ý MỘT SỐ THỰC HÀNH TỐT NHẤT KHI XÂY DỰNG QUY TRÌNH CHUẨN (SOP)

Một số đề xuất thực hành tốt nhất để viết và sử dụng các quy trình vận hành tiêu chuẩn bao gồm:

Thiết lập một phong cách và định dạng chung cho tất cả các SOP trong tổ chức. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng sẽ giúp nhân viên hiểu hướng dẫn. Một bộ sưu tập phông chữ, khoảng cách, bố cục và đồ họa xác định cũng nên được chọn.
Nhân viên sẽ có thể dễ dàng tìm thấy nội dung trong SOP. Điều này có thể được thực hiện với việc bổ sung mục lục.
Giữ tất cả các SOP ở một nơi. Điều này được thực hiện tốt nhất bằng cách giữ các SOP trực tuyến. SOP trực tuyến giúp cho mọi thay đổi hoặc cập nhật cần thiết trở nên dễ dàng hơn và đảm bảo nhân viên biết nơi tìm thông tin họ cần.
Phát triển một kế hoạch đánh giá và bảo trì liên tục cho các SOP đảm bảo chúng luôn phù hợp và không có lỗi. SOP nên phát triển và thay đổi cùng với tổ chức. SOP lỗi thời là vô ích.
Lập kế hoạch phân phối SOP cho nhân viên và đào tạo họ về quy trình. Tổ chức các khóa đào tạo thường xuyên, ngoài khóa đào tạo định hướng ban đầu. Điều này rất có lợi và đảm bảo tất cả nhân viên đều biết và hiểu các quy trình cập nhật nhất.

→ Xem thêm Cách viết quy trình chuẩn (SOP)

————————————————————————————————————————————————————-

Để biết thêm thông tin về Quy trình chuẩn (SOP) hay SOP là gì trong sản xuất, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo thông tin dưới đây:

Số hotline: 0969.555.610 / 0914.791.188
Địa chỉ: Tầng 12A Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
Email: sales@sps.org.vn
Website: https://sps.org.vn/