Thẻ Kanban là gì? – SPS CERT

5/5 - (1 bình chọn)

Thẻ Kanban là một trong những công cụ không thể thiếu khi áp dụng phương pháp Kanban. Vậy Thẻ Kanban là gì, hãy đọc bài viết dưới đây để trả lời câu hỏi đó.

Table of Contents

THẺ KANBAN LÀ GÌ?

“Thẻ Kanban” hay còn gọi là “Kanban Card” là hình ảnh đại diện cho một hạng mục công việc. Được dịch từ tiếng Nhật. Nó là một yếu tố cốt lõi của hệ thống Kanban vì nó đại diện cho công việc đã được yêu cầu hoặc đang được thực hiện. Thẻ Kanban chứa thông tin có giá trị về nhiệm vụ và trạng thái của nó, chẳng hạn như tóm tắt về nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm, thời hạn, v.v.

CÁC LOẠI THẺ KANBAN

Transport Kanban (Kanban vận chuyển): Thẻ Kanban được dùng báo cho công đoạn trước cần chuyển chi tiết cho công đoạn sau.
Production Kanban (Kanban sản xuất): Loại thẻ báo cáo cho dây chuyển sản xuất cần sản xuất chi tiết lượng hàng hóa bù vào lượng hàng đã xuất đi.
Supplier Kanban (Kanban cung ứng): Loại thẻ báo cho nhà cung cấp cần cung ứng nguyên vật liệu.
Temporaly Kanban (Kanban tạm thời): Loại thẻ Kanban được ban hành có thời hạn trong trường hợp thiếu hàng.
Signal Kanban (Kanban tín hiệu): Loại thẻ dùng thông báo kế hoạch cho các công đoạn sản xuất theo lô

CÁC THÔNG TIN TRONG THẺ KANBAN LÀ GÌ?

Với sự trợ giúp của giải pháp Kanban kỹ thuật số, bạn có thể hình dung các loại thông tin công việc khác nhau trên thẻ Kanban. Về cơ bản, thẻ Kanban kỹ thuật số có mặt trước và mặt sau, nơi các nhóm có thể nhập các chi tiết liên quan đến công việc. Điều này mang lại lợi thế lớn cho cả nhóm tại chỗ và từ xa vì họ có thể dễ dàng hiểu công việc đang làm và cộng tác hiệu quả hơn.

Mặt trước của Thẻ Kanban kỹ thuật số

Mặt trước cung cấp cho bạn thông tin cơ bản về nhiệm vụ, chẳng hạn như mô tả, chức danh, người được giao, thời gian chu kỳ, mức độ ưu tiên và các nhiệm vụ phụ. Đây là phần có thể nhìn thấy của thẻ trên bảng Kanban và nó cung cấp cho bạn cơ hội để có cái nhìn tổng quan nhanh chóng về các hạng mục công việc.

Mặt sau của Thẻ Kanban kỹ thuật số

Mặt sau của thẻ có thể được sử dụng để ghi lại các chỉ số và thông tin có giá trị trong khi thực hiện quy trình làm việc. Tại đây, nhóm của bạn có thể để lại nhận xét, đính kèm tệp và liên kết bên ngoài cũng như kiểm tra dữ liệu lịch sử của thẻ. Mặt này của thẻ có thể nhìn thấy khi thẻ đang mở.

CẤU HÌNH THẺ KANBAN LÀ GÌ?

Các thành viên khác nhau trong nhóm quan sát và phân tích thông tin theo những cách khác nhau. Một số thích hoặc cần xem đồng thời toàn bộ dữ liệu cho một nhiệm vụ nhất định, trong khi những người khác chỉ thích phát hiện thông tin phù hợp nhất với vai trò của họ.

Theo nghĩa này, các giải pháp phần mềm Kanban tốt cung cấp các tùy chọn cấu hình thẻ cá nhân. Điều này có nghĩa là mọi thành viên của một hội đồng nhất định có thể định cấu hình một chế độ xem thẻ riêng lẻ chỉ phù hợp với sở thích của mình.

Thẻ Kanban có thể được cấu hình theo nhiều cách khác nhau để hiển thị thông tin có giá trị như thời hạn, thời gian chu kỳ, tệp đính kèm, nhiệm vụ phụ và nhiều thông tin khác. Bạn cần tìm cấu hình thẻ Kanban phù hợp nhất với thói quen làm việc của chính mình.

Cấu hình thẻ Kanban đơn giản

Ví dụ, một cấu hình thẻ Kanban đơn giản hiển thị thông tin cơ bản cho một nhiệm vụ có thể thích hợp cho các cuộc họp nhóm hàng ngày. Bằng cách này, tất cả các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng tổng quan tất cả các nhiệm vụ hiện tại mà không cần đi sâu vào chi tiết.

Cấu hình thẻ Kanban phức tạp

Mặt khác, mọi thành viên trong nhóm cần thêm thông tin khi thực hiện một nhiệm vụ cá nhân. Do đó, cấu hình thẻ Kanban cá nhân tiết lộ lượng thông tin tối đa có thể đơn giản hóa quy trình làm việc, cải thiện khả năng hiển thị và khuyến khích cộng tác nhóm.

LỢI ÍCH CỦA THẺ KANBAN LÀ GÌ?

Thẻ Kanban giúp bạn dễ dàng phát hiện ra sự kém hiệu quả

Bởi vì thẻ kanban rất trực quan, nên thật dễ dàng để biết khi có vấn đề với một trong các bước trong quy trình làm việc bằng cách nhìn vào bảng Kanban của nó.

Nếu một nhóm phát triển phần mềm liên tục có số thẻ trong cột Thử nghiệm của họ nhiều gấp đôi so với trong Thiết kế và Phát triển, thì các thành viên trong nhóm sẽ nhanh chóng chọn trong hàng đợi trực quan đó. Có thể nhóm cần nhiều người thử nghiệm hơn, hoặc có thể có điều gì đó sai với tiêu chí của giai đoạn thử nghiệm.

Với phương pháp Kanban, các vấn đề rõ ràng ngay lập tức, giúp dễ dàng xác định và loại bỏ chúng hơn khi chúng xuất hiện. Đây là điều mà những người ủng hộ Kanban đề cập đến khi họ nói về “cải tiến liên tục”.

Thẻ Kanban tạo điều kiện giao hàng ngay trong thời gian

Thẻ Kanban được phát triển để theo dõi mức tồn kho và ngăn không cho vật liệu chất thành đống. Lĩnh vực sản xuất thường sử dụng thẻ Kanban cho mục đích đó, nhưng loại phương pháp luận “đúng lúc” này cũng hữu ích trong các ngành khác – ví dụ như phát triển phần mềm.

Một cách mà các nhóm tránh được các dự án trì trệ là giới hạn công việc đang tiến hành (WIP). Các nhóm giới hạn số lượng thẻ kanban có thể có trong bất kỳ giai đoạn nào của quy trình làm việc tại một thời điểm. Khi một cột được tối đa hóa, nhóm làm việc cùng nhau để chuyển các dự án đó đến khi hoàn thành trước khi họ có thể tiếp nhận công việc mới. Điều này giúp tất cả công việc của bạn luôn tiến về phía trước.

Thẻ Kanban khuyến khích sự hợp tác giữa các đội

Một trong những điều tuyệt vời về bảng Kanban là chúng được chia sẻ. Khi các thẻ tiến từ cột này sang cột khác, chúng thường được chuyển từ công nhân này sang công nhân khác hoặc đội này sang đội khác. Với Kanban, mặc dù mọi người chịu trách nhiệm về một phần khác nhau của quy trình, nhưng mọi người đều nhìn vào cùng một thứ và vì hệ thống này có tính trực quan cao, nên thật dễ dàng để hiểu quy trình làm việc của nhóm khác bằng cách xem qua các cột và thẻ của họ.

———————————————————————————————————————————————————————-