Tìm hiểu về Bảng Kanban – SPS CERT

5/5 - (1 bình chọn)

Bảng Kanban giúp bạn hiển thị quy trình làm việc của mình. Bằng cách hình dung công việc trên bảng Kanban, bạn có thể hiểu rõ hơn về quy trình và khối lượng công việc tổng thể của mình.

→ Xem thêm Phương pháp Kanban

Table of Contents

BẢNG KANBAN LÀ GÌ?

“Bảng Kanban” tiếng Anh là “Kanban Board”. Bảng Kanban là một công cụ mô tả trực quan hóa quy trình làm việc, được thiết kế để giúp bạn mang lại sự rõ ràng cho quy trình làm việc của mình và nâng cao hiệu quả bằng cách hạn chế công việc đang thực hiện. Với mức độ minh bạch mới này, bạn có thể nhanh chóng xác định các giai đoạn công việc có vấn đề bằng cách cải thiện chúng. Với bảng Kanban, nhóm của bạn sẽ sớm làm việc hiệu quả hơn.

LỊCH SỬ CỦA BẢNG KANBAN – KANBAN BOARD

Kanban bắt đầu như một hệ thống lập lịch trực quan, đây là một phần của hệ thống sản xuất Toyota. Vài thập kỷ sau, vào năm 2007, David Anderson đã phát triển thêm ý tưởng của phương pháp Kanban và giới thiệu bảng Kanban. Thật vậy, Darren Davis (đồng nghiệp của Anderson) là người đã gợi ý rằng quy trình làm việc nên được hình dung trên bảng trắng. Đây là cách mà bảng Kanban ra đời và chơ tới nay nó đã trở thành một trong những công cụ quản lý dự án nhanh và hữu ích nhất. Ngày nay, việc sử dụng bảng Kanban bởi các nhóm phát triển phần mềm (Agile) phổ biến đến mức bạn thường có thể nghe mọi người gọi bảng Kanban là bảng nhiệm vụ Agile.

3 CỘT CHÍNH CỦA BẢNG KANBAN

Bảng Kanban có thể được chia thành ba phần hoặc 3 cột:

Việc cần làm

Một nhiệm vụ cần được thực hiện và được ghi nhận bởi một thành viên trong nhóm.
Một nhiệm vụ đã được khởi tạo sau khi nó đã được khái niệm hóa và sau đó được thêm vào giai đoạn công việc.
Khi nhiệm vụ được thêm vào danh sách ciệc cần làm , thời gian thực hiện đã bắt đầu và được coi là hoạt động trong suốt giai đoạn hoàn thành hoặc đã hoàn thành.

Việc đang tiến hành (WIP)

Một nhiệm vụ hiện đang được thực hiện bởi một thành viên trong nhóm.
Thời gian chu kỳ đề cập đến lượng thời gian cần thiết để một đơn vị công việc đi từ giai đoạn Công việc đang tiến hành đến giai đoạn Hoàn thành hoặc Đã hoàn thành.
Các giới hạn WIP, được đặt ra bởi nhóm phát triển về số lượng nhiệm vụ trong giai đoạn WIP, là những gì làm cho Kanban tinh gọn trở thành một công cụ mạnh mẽ để tăng hiệu quả.

Việc đã hoàn thành

Một nhiệm vụ đã được hoàn thành, kế thúc, đã bàn giao, được giao, …
Thời gian thực hiện là khoảng thời gian cần thiết để một công việc đi hết quãng đường từ khi khởi tạo (được thêm vào danh sách Việc cần làm) đến giai đoạn Hoàn thành hoặc Đã hoàn thành.
Giới hạn WIP giúp nhóm của bạn di chuyển các hạng mục công việc ra khỏi giai đoạn WIP, chuyển sang giai đoạn Hoàn thành hoặc đã hoàn thành.

CÁC THÀNH PHẦN TRÊN BẢNG KANBAN

Kanban Cards – Thẻ Kanban

Đây là sự thể hiện trực quan của các nhiệm vụ. Mỗi thẻ chứa thông tin về nhiệm vụ và trạng thái của nó, chẳng hạn như thời hạn, người được giao việc, mô tả công việc,…

→ Xem thêm Thẻ Kanban là gì?

Cột Kanban

Mỗi cột trên bảng đại diện cho một giai đoạn khác nhau trong quy trình làm việc của bạn. Các thẻ đi qua quy trình làm việc cho đến khi hoàn thành đầy đủ.

Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP)

Chúng hạn chế số lượng tác vụ tối đa trong các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc. Giới hạn WIP cho phép bạn hoàn thành các hạng mục công việc nhanh hơn bằng cách giúp nhóm của bạn chỉ tập trung vào các nhiệm vụ hiện tại.

Kanban Swimlanes – Đường nằm ngang trong bảng Kanban

Đây là những làn đường ngang mà bạn có thể sử dụng để phân tách các hoạt động, nhóm, lớp dịch vụ khác nhau và hơn thế nữa.

Điểm cam kết

Một cam kết đánh dấu một điểm trong quá trình làm việc mà một hạng mục công việc đã sẵn sàng được đưa vào hệ thống.

Điểm đến hạn

Điểm trong quy trình làm việc mà các hạng mục công việc được coi là đã hoàn thành.

PHÂN LOẠI BẢNG KANBAN

Physical Kanban board – Bảng Kanban vật lý

Bảng Kanban vật lý là dạng cơ bản nhất của bảng Kanban trong đó các đội sử dụng các ghi chú dính thể hiện các nhiệm vụ trên bảng trắng hoặc bảng đen. Các giai đoạn công việc được biểu diễn dưới dạng các cột và các ghi chú dính được chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo cho tới khi hoàn thành.

Digital Kanban board – Bảng Kanban kỹ thuật số

Bảng Kanban kỹ thuật số là một giải pháp phần mềm, giúp các thành viên dễ tiếp cận hơn nhiều so với dạng bảng Kanban vật lý. Những loại bảng này có thể cung cấp cho bạn khả năng hiển thị về tiến độ công việc từ hầu hết mọi nơi trong khi tạo điều kiện cho sự cộng tác nhóm. Một số giải pháp kỹ thuật số có tính linh hoạt cao, cho phép người quản lý theo dõi nhiều quy trình làm việc và tổ chức công việc của họ theo các hạng mục khác nhau. Có rất nhiều ví dụ về bảng Kanban được áp dụng thành công trong khắp các ngành và nhóm với nhiều nền tảng khác nhau.

BẢNG KANBAN HOẠT ĐỘNG NHƯ THẾ NÀO?

Bảng Kanban hình dung từng bước quy trình khi nó di chuyển qua quy trình làm việc. Mục tiêu cuối cùng là xác định (và tránh) mọi nút thắt tiềm ẩn để giữ cho dự án đi đúng hướng và đúng tiến độ

Bước 1: Xây dựng các cột theo các nhiệm vụ

Bảng Kanban theo truyền thống có ba cột nhiệm vụ: Việc cần làm – Việc đang tiến hành – Việc đã hoàn thành. Bạn có thể sử dụng các đề xuất này hoặc tạo các cột với tên gọi khác nhau thể hiện phù hợp cho dự án của mình. Các cột bổ sung có thể được thêm vào nếu cần và có thể bao gồm các mục tiêu như phát triển hoặc thử nghiệm.

Bước 2: Tạo thẻ Kanban

Các thẻ tạo nên tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành một dự án. Mỗi thẻ phải chứa một mô tả nhiệm vụ và ngày hoàn thành. Thẻ được thiết kế để thúc đẩy quy trình làm việc cân bằng, vì vậy việc thêm chi tiết cho từng bước là một thành phần quan trọng.

Bước 3: Đặt mỗi thẻ Kanban vào đúng cột của bảng Kanban

Mỗi nhiệm vụ trên thẻ nên được giao cho một thành viên trong nhóm, cùng với bất kỳ tài liệu hoặc thông tin hỗ trợ nào. Sau đó, chúng sẽ được áp dụng cho cột đầu tiên, cho dù đó có tên là Việc cần làm hay một tiêu đề khác.

Bước 4: Di chuyển thẻ qua các cột tương ứng với quy trình làm việc

Để duy trì quy trình làm việc của dự án suôn sẻ, các thẻ phải được chuyển đến các cột thích hợp của chúng khi các nhiệm vụ được hoàn thành. Điều này cho phép mọi thành viên trong nhóm biết chính xác từng bước đang ở đâu trong quy trình cũng như quan sát mọi tồn đọng hoặc tắc nghẽn tiềm ẩn.

———————————————————————————————————————————————-