Khi áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 việc hiểu đúng và làm đúng chính là một trong những bước thành công đầu tiên trong việc xây dựng cũng như áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng hiệu quả hơn. Nhằm giúp cho các bạn, những người áp dụng trực tiếp hệ thống ISO 9001 này hôm nay SPS Cert xin chia sẻ cho bạn cách viết Quy trình ISO 9001:2015 bài bản nhất.
Table of Contents
NỘI DUNG CỦA ISO 9001:2015
Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hiện nay được bố ccj chia ra làm 10 thành phần khác nhau. Các yêu cầu của ISO 9001:2015 được nêu trong 7 Điều khoản, từ Điều khoản 4 đến Điều khoản 10. Chi tiết như sau:
1. Phạm vi
2. Tiêu chuẩn viện dẫn
3. Thuật ngữ và định nghĩa
4. Bối cảnh của tổ chức
Hiểu biết về tổ chức và bối cảnh của nó
Hiểu biết về nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm
Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống
5. Sự lãnh đạo
Sự lãnh đạo và cam kết
Chính sách
Vai trò tổ chức, trách nhiệm và quyền hạn
6. Hoạch định
Các hành động giải quyết các rủi ro và cơ hội
Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt mục tiêu
Hoạch định sự thay đổi
7. Hỗ trợ
Nguồn lực
Năng lực
Nhận thức
Trao đổi thông tin
Thông tin dạng văn bản
8. Vận hành
Hoạch định và kiểm soát vận hành
Các yêu cầu cho sản phẩm và dịch vụ
Thiết kế và phát triển sản phẩm và dịch vụ
Kiểm soát các quá trình cung cấp, sản phẩm và dịch vụ bên ngoài
Sản xuất và cung cấp dịch vụ
Thông qua sản phẩm và dịch vụ
Kiểm soát đầu ra không phù hợp
9. Đánh giá hoạt động
Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
Đánh giá nội bộ
Xem xét của lãnh đạo
10. Cải tiến
Tổng quan
Sự không phù hợp và hành động khắc phục
Cải tiến liên tục
NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH ISO 9001:2015
Muốn viết được những quy trình ISO 9001:2015 cần thiết trước hết bạn phải tìm hiểu những nội dung cơ bản của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Một khi đã nắm rõ được bạn mới có thể áp dụng được cách viết quy trình ISO 9001:2015 một cách cực kì hiệu quả.
ĐỊNH NGHĨA QUY TRÌNH ISO 9001:2015
Bạn cần phân biệt được quy trình và quá trình ISO 9001:2015 để tránh gây nhầm lẫn một cách thiếu chính xác. Chính vì vậy mà trước khi đưa ra những cách viết một quy trình ISO 9001:2015 bạn cần phân biệt chúng nên thực hiện một quá trình và quy trình ISO 9001:2015 một cách hiệu quả nhất.
Theo như khái niệm được đưa ra từ bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2015 thì Quá trình chính là một “Tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác lẫn nhau, sử dụng đầu vào để cho ra kết quả dự kiến”. Kết quả dự kiến chính là đầu ra của quy trình, ở đây đầu ra có thể là sản phẩm hoặc dịch vụ. Trong một doanh nghiệp sẽ có rất nhiều quá trình.
=> Ví dụ: quá trình mua vật tư, quá trình theo dõi sự thoả mãn của khách hàng, quá trình bán hàng,…
Theo như khái niệm về quy trình, theo chứng nhận ISO 9001:2015, là “Cách thức xác định để thực hiện một hoạt động hay quá trình”. Như vậy, việc xây dựng quá quy trình có vai trò hỗ trợ tổ chức trong việc thực hiện các quá trình nhằm đạt được mục tiêu chung.
=> Ví dụ Quá trình mua vật tư là tập hợp các quy trình đi kèm như Quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, Quy trình mua hàng, Quy trình kiểm tra và khiếu nại nhà cung ứng,…
Tuy nhiên không phải tất cả các quá trình đều cần có quy trình đi kèm. Trong tiêu chuẩn hệ thống quản lý, việc thiết lập các quá trình là bắt buộc, còn có xây dựng quy trình hay không là tuỳ theo yêu cầu của tổ chức đó.
CÁC QUY TRÌNH PHỔ BIẾN TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Mỗi một doanh nghiệp sẽ cần có một số hệ thống các quy trình ISO khác nhau tùy thuộc vào các loại hình doanh nghiệp đó. Hiện nay quy trình được phân chia ra làm 3 nhóm chính là:
Quy trình quản lý,
Quy trình vận hành và
Quy trình hỗ trợ.
Với 3 nhóm quy trình này cũng sẽ được tương tác, hỗ trợ và bổ sung với nhau nhằm bảo vệ Hệ thống Quản lý Chất lượng được vận hành một cách hiệu quả nhất.
Quy trình quản lý: là các quy trình lập kế hoạch và cung cấp nguồn lực để vận hành và hỗ trợ. Đồng thời giám sát, đo lường và đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng và sự hài lòng của khách hàng.
Quy trình vận hành: là các quy trình cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng, liên quan mật thiết với việc thực hiện hoá các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.
Quy trình hỗ trợ: là các quy trình cung cấp các tài nguyên và nguồn lực cần thiết cho quy trình quản lý và quy trình vận hành. Mặc dù chỉ mang tính chất bổ trợ nhưng chúng vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành hệ thống.
HƯỚNG DẪN VIẾT QUY TRÌNH ISO 9001:2015
Bước 1: Xác định bối cảnh của tổ chức và các bên quan tâm
Việc đầu tiên bạn cần chính là xác định bối cảnh của tổ chức trong doanh nghiệp. Với những yếu tố bên ngoài như điều kiện kinh tế, công nghệ, chính trị, luật định vv. Các yếu tố bên trong có thể kể đến chính là trình độ, văn hóa, năng lực, cơ sở hạ tầng vv. Việc xác định được bối cảnh của tổ chức sẽ giúp bạn thấy được những vấn đề còn tồn đọng xung quanh tổ chức đi cùng với đó là những vấn đề có ảnh hưởng và chi phối đến hê thống Quản lý Chất lượng của tổ chức.
Các doanh nghiệp cần xác định vào các bên có liên quan đến những nhu cầu cũng như mong đợi của họ với doanh nghiệp của bạn. Sau đó bạn cần vạch ra những phạm vi và các quá trình cần thiết để tương tác giữa các quá trình của hê thống quản lý chất lượng.
Các bên quan tâm có thể là khách hàng, người lao động, nhà cung cấp, các cơ quan quản lý, cơ quan báo chí, cộng đồng địa phương, nhà đầu tư,…
Bước 2: Xác định rủi ro và cơ hội
Việc nắm được và xác nhận những rủi ro cùng các cơ hội chính là một trong những quá trình giúp xác định được những ảnh hưởng có liên quan đến các kết quả và dự định của doanh nghiệp.
Theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, tổ chức cần phải xác định rủi ro và cơ hội cho ba vấn đề lớn sau: Rủi ro và cơ hội từ bối cảnh của tổ chức (4.1); Rủi ro và cơ hội từ các bên quan tâm (4.2); Rủi ro va cơ hội từ các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng (4.3).
Bước 3: Thu thập thông tin
Do đó các yêu cầu về quy trình trong bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 chính là các quy trình cần phải thực hiện nhằm mô tả mọi hoạt động một cách chi tiết cũng như rõ ràng. Do đó bạn cần phải thu thập những thông tin và quyền hạn của từng người, từng bộ phận trong quy trình đó cũng như các phương pháp đánh giá đo lường hiệu quả của quy trình đó.
Doanh Nghiệp cần phải xây dựng những lưu đồ về quy trình xây dựng các sơ đồ quy trình. Doanh Nghiệp có thể sắp xếp được các hoạt động trong quy trình một cách khoa học nhất. Ngoài ra cần phải đảm bảo mọi thông tin được thu thập cần thiết và đầy đủ nhất.
Bước 4: Xác định cấu trúc của các quy trình
Một quy trình có thể được ghi lại dưới nhiều dạng như dạng lưu đồ hoặc qua một chuỗi các đoạn văn. Tuy nhiên, dù được thể hiện dưới dạng nào thì cấu trúc của nó vẫn phải đảm bảo có đầy đủ các nội dung sau:
Phạm vi áp dụng và mục đích của quy trình.
Các định nghĩa, thuật ngữ.
Trách nhiệm của người/bộ phận thực hiện quy trình đó.
Các thủ tục, trình tự để thực hiện quy trình.
Các tài liệu tham khảo (các biểu mẫu, danh sách, tài liệu, hồ sơ sẵn có).
Lịch sử các phiên bản của quy trình (phiên bản số bao nhiêu, ngày biên soạn, ngày phê duyệt, người thực hiện,…)
Bước 5: Ghi chép, xem xét và phê duyệt các quy trình
Việc thu thập thông tin cũng như xác định được các quy trình cần phải được xây dựng một mục đích cũng như giới hạn của chúng. Doanh Nghiệp ghi chép cũng như xây dựng các quy trình này thông thường sẽ có những thành viên được ban hành ISO được tạo bởi chính doanh nghiệp đó thực hiện.
Chính vì thế mà những quy trình và hơngs dẫn đội ngũ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp. Việc quy trình này là cần thiết và dễ hiệu cũng như ngắn gọn để tránh bị hiểu sai gây nhầm lẫn không đáng có. Điều này chỉ khiến cho các quy trình trở nên cồng kềnh và không đạt được hiệu quả như mong muốn
Bước tiếp theo để hoàn thiện và đảm bảo phù hợp với hệ thống, các quy trình sau khi được viết ra cần có xem xét, đánh giá và góp ý từ các bên tham gia vào hệ thống quản lý. Cuối cùng, để các quy trình có hiệu lực, chúng cần được trình lên và phê duyệt bởi lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp trước khi thông báo và áp dụng trong hoạt dộng sản xuất của doanh nghiệp.
Bước 6: Truyền đạt và đào tạo nội bộ về quy trình
Sau khi quy trình được phê duyệt và có hiệu lực, doanh nghiệp cần phải thông tin cho đội ngũ nhân viên tham gia vào hệ thống quản lý chất lượng về các quy trình đã được xây dựng. Doanh nghiệp cũng nên tổ chức các khóa đào tạo nội bộ về quy trình để đảm bảo toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp hiểu rõ được vai trò, quyền hạn của mình. Cũng như nắm được cách thức thực hiện các công việc hàng ngày của mình để công việc đạt hiệu quả tối ưu.
Lưu ý: Đối với bất cứ sự thay đổi nào về quy trình cũng phải được thông báo kịp thời và rõ ràng tới các nhân viên. Tránh trường hợp quy trình mới không được áp dụng sẽ gây ảnh hưởng đến hiệu suất của doanh nghiệp.
Trên đây là những kinh nghiệm về việc hướng dấn viết quy trình ISO 9001:2015. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp các doanh nghiệp phần nào trong việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng.
Trên đây chúng tôi đã chia sẻ cho bạn về việc xây dựng quy trình ISO 9001:2015 cho Doanh Nghiệp. Để có thể giúp cho doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất doanh nghiệp của bạn cần áp dụng bài bản và chỉnh chu thì mới có được hiệu quả tốt nhất.